PDFのメタデータを編集

共有する前に文書のプロパティを確認

PDFには、ページ上には表示されない情報が保存されていることがあります。報告書に、ひな形を作った人の名前や、以前の案件の顧客名、社内用の仮タイトルが残っている場合もあります。こうした情報は、閲覧ソフトの文書プロパティ、検索結果、文書管理システムなどに表示されます。社外に送る前に、説明が共有したい文書の内容と合っているか確かめましょう。プロパティを整えても、ページの文字、画像、レイアウトは変わりません。受け取った人が正しい文書を見つけやすくなります。

タイトルは文書を説明する名前で、ファイル名と同じである必要はありません。作成者は担当した人や組織を示しますが、実際の執筆者や承認者を証明するものではありません。件名には文書の用途を短く記します。キーワードは検索や分類に使う言葉です。複数ある場合はカンマで区切って入力してください。共有の保管場所では、分かりやすいタイトルと少数の適切なキーワードが役立ちます。古い作成者名や件名は取り違えの原因になるため、必要な情報がない欄は空のままにできます。

作成元のアプリとPDF作成ソフトは、ファイルがどのように作られたかを表します。通常、前者は元の文書を用意したアプリ、後者はPDFを書き出したソフトです。社内の作業手順が分かることもありますが、編集できる説明欄であり、信頼できる操作履歴ではありません。作成日時と変更日時は文書内の値で、端末のファイル管理画面にある日付とは別です。フォームには現地のタイムゾーンで表示されます。「日時を変更」を有効にするまでは読み取り専用です。日時を変えても、作業の完了時刻や文書の真正性を証明できるわけではありません。

多くのPDFは、文書情報辞書とXMPパケットの二か所に同じ説明を保存しています。閲覧ソフトによって参照する情報が異なるため、このツールは両方を読み、保存時に対応する項目をそろえます。作成者を変更したのに、もう一方に以前の名前が残ることを防ぎます。XMPがないPDFでは情報辞書だけを更新し、新しいパケットは追加しません。対応項目以外の既存のXMPプロパティは保持されます。保存後は変更前と変更後の列を比べてから、編集したコピーをダウンロードしてください。元のファイルは変更されません。

「すべてのメタデータを削除」は、情報辞書の全項目、文書のXMPパケット、文書と各ページにあるアプリ固有のPieceInfoを削除します。古い情報を含み、どこからも参照されなくなったオブジェクトも保存するコピーから取り除きます。ページ本文、画像、コメント、フォームの入力内容、しおり、リンクは削除しません。ページに印刷された名前はそのままで、添付ファイルが独自の情報を持っている場合もあります。共有前の確認には有効ですが、目に見える内容の点検や、機密情報を完全に除去する墨消しの代わりにはなりません。

ファイルの読み取りと編集はブラウザー内で行われ、内容はアップロードされません。通常のファイルサイズとページ数の制限は適用されます。パスワードで保護されたPDFは、先にロックを解除してください。デジタル署名がある場合は、説明欄を一つ変更するだけでも署名済みファイルが書き直され、署名は無効になります。警告を確認したうえで、二回目の操作として「変更を続ける」を押す必要があります。有効な署名が必要なら元の署名済み文書を保管してください。最後に普段使う閲覧ソフトでダウンロードしたファイルを開き、プロパティとページを確かめてから共有しましょう。