Modifica i metadati PDF

Controlla le proprietà prima di condividere

Un PDF può contenere informazioni che non compaiono sulle pagine. Un rapporto potrebbe conservare il nome di chi ha preparato il modello, un cliente di un vecchio progetto o un titolo di lavoro interno. Questi dettagli possono apparire nelle proprietà del lettore, nei risultati di ricerca o in un sistema di gestione documentale. Prima di inviare il file fuori dal tuo gruppo, verifica che la descrizione corrisponda al documento che vuoi condividere. Modificarla permette di identificare meglio il file senza cambiare testo, immagini o impaginazione visibili.

Il titolo è il nome descrittivo del documento e può essere diverso dal nome del file. L’autore indica la persona o l’organizzazione responsabile del lavoro, ma non dimostra chi lo abbia scritto o approvato. L’oggetto ne riassume lo scopo. Le parole chiave aiutano a trovare e ordinare il file: inseriscile separate da virgole. In un archivio condiviso sono utili un titolo chiaro e pochi termini pertinenti. Un autore o un oggetto non aggiornato può invece creare equivoci. Lascia vuoto un campo se non hai un’informazione utile da inserire.

Creatore e software produttore descrivono come è nato il file. Il primo indica normalmente l’applicazione usata per il documento originale, il secondo il programma che ha scritto il PDF. Possono rivelare una procedura interna, ma rimangono campi descrittivi e modificabili, non una cronologia attendibile. Le date di creazione e modifica appartengono al documento e non sono quelle del gestore di file. Il modulo le mostra nel tuo fuso orario e le lascia in sola lettura finché non attivi Modifica le date. Cambiare una data non certifica quando il lavoro è stato concluso né rende autentico il documento.

Molti PDF conservano la stessa descrizione in due punti: un dizionario delle informazioni e un pacchetto XMP. Lettori diversi possono preferire copie diverse. Questo strumento legge entrambe e allinea i campi supportati quando salvi, evitando che il vecchio autore rimanga nell’altra copia. Se il file non contiene XMP, vengono scritte soltanto le informazioni del dizionario, senza aggiungere un pacchetto nuovo. Le proprietà XMP non interessate dalla modifica restano al loro posto. Confronta poi le colonne Prima e Dopo e scarica la copia aggiornata. Il file originale rimane invariato.

Rimuovi tutti i metadati svuota ogni voce del dizionario delle informazioni, elimina il pacchetto XMP e rimuove i dati PieceInfo specifici delle applicazioni dal documento e dalle pagine. Anche gli oggetti non più referenziati che contenevano quei dati vengono esclusi dalla copia salvata. Non vengono cancellati testo, immagini, commenti, valori dei moduli, segnalibri o collegamenti. Un nome scritto su una pagina rimarrà visibile e un allegato può conservare informazioni proprie. La pulizia dei metadati è quindi utile prima della condivisione, ma non sostituisce il controllo delle pagine o l’oscuramento definitivo dei dati riservati.

Il file viene letto e modificato nel browser, senza caricarne il contenuto su un server. Restano validi i normali limiti di dimensione e pagine. Sblocca prima un PDF protetto da password. Se il documento contiene una firma digitale, anche la modifica di un campo descrittivo riscrive il file e invalida la firma. Lo strumento ti avvisa e richiede un secondo clic su Modifica comunque prima di creare la copia. Conserva l’originale firmato se la validità della firma è importante. Infine riapri il download nel tuo lettore abituale e controlla proprietà e pagine prima di condividerlo.