Επεξεργασία μεταδεδομένων PDF

Ελέγξτε τα στοιχεία πριν κοινοποιήσετε το έγγραφο

Ένα PDF μπορεί να περιέχει πληροφορίες που δεν εμφανίζονται σε καμία σελίδα. Μια αναφορά μπορεί να κρατά ακόμη το όνομα του δημιουργού ενός προτύπου, έναν πελάτη από παλιότερο έργο ή έναν εσωτερικό τίτλο εργασίας. Αυτά τα στοιχεία ίσως εμφανιστούν στις ιδιότητες του αναγνώστη, στα αποτελέσματα αναζήτησης ή σε σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Πριν στείλετε το αρχείο εκτός ομάδας, ελέγξτε ότι η περιγραφή του αντιστοιχεί στο έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε. Έτσι αποκτά σωστή ταυτότητα χωρίς αλλαγές στο κείμενο, στις εικόνες ή στη διάταξη των σελίδων.

Ο τίτλος είναι το περιγραφικό όνομα του εγγράφου και μπορεί να διαφέρει από το όνομα αρχείου. Ο συντάκτης δηλώνει το υπεύθυνο πρόσωπο ή τον οργανισμό, χωρίς να αποδεικνύει ποιος το έγραψε ή το ενέκρινε. Το θέμα περιγράφει σύντομα τον σκοπό του. Οι λέξεις-κλειδιά βοηθούν στην εύρεση και ταξινόμηση· χωρίστε τις με κόμματα. Σε κοινόχρηστο αρχείο, ένας σαφής τίτλος και λίγοι σχετικοί όροι είναι χρήσιμοι. Ένα παλιό όνομα συντάκτη ή θέμα μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση. Αφήστε κενό ένα πεδίο όταν δεν υπάρχει χρήσιμη πληροφορία.

Ο δημιουργός και το λογισμικό παραγωγής περιγράφουν πώς προέκυψε το αρχείο. Συνήθως το πρώτο πεδίο ονομάζει την αρχική εφαρμογή και το δεύτερο το πρόγραμμα που έγραψε το PDF. Μπορούν να αποκαλύψουν μια εσωτερική διαδικασία, αλλά παραμένουν επεξεργάσιμα περιγραφικά στοιχεία, όχι αξιόπιστο ιστορικό. Οι ημερομηνίες δημιουργίας και τροποποίησης ανήκουν στο έγγραφο και δεν είναι εκείνες του διαχειριστή αρχείων. Εμφανίζονται στην τοπική ζώνη ώρας και αλλάζουν μόνο αν ενεργοποιήσετε την Αλλαγή ημερομηνιών. Η αλλαγή τους δεν αποδεικνύει πότε τελείωσε η εργασία ούτε πιστοποιεί τη γνησιότητα του εγγράφου.

Πολλά PDF αποθηκεύουν την περιγραφή σε δύο σημεία: στο λεξικό πληροφοριών και σε πακέτο XMP. Διαφορετικοί αναγνώστες μπορεί να προτιμούν διαφορετικό αντίγραφο. Το εργαλείο διαβάζει και τα δύο και συγχρονίζει τα υποστηριζόμενα πεδία κατά την αποθήκευση, ώστε το παλιό όνομα να μη μείνει στο άλλο αντίγραφο. Αν δεν υπάρχει XMP, γράφεται μόνο το λεξικό πληροφοριών, χωρίς να προστίθεται νέο πακέτο. Οι υπόλοιπες ιδιότητες XMP διατηρούνται. Μετά την αποθήκευση συγκρίνετε τις στήλες Πριν και Μετά και κατεβάστε το νέο αντίγραφο. Το αρχικό αρχείο μένει ανέπαφο.

Η Αφαίρεση όλων των μεταδεδομένων αδειάζει κάθε καταχώριση του λεξικού πληροφοριών, αφαιρεί το πακέτο XMP και διαγράφει τα στοιχεία PieceInfo των εφαρμογών από το έγγραφο και τις σελίδες. Αντικείμενα χωρίς αναφορές που περιείχαν τα παλιά στοιχεία απορρίπτονται επίσης από το αποθηκευμένο αντίγραφο. Δεν διαγράφονται κείμενο, εικόνες, σχόλια, τιμές φορμών, σελιδοδείκτες ή σύνδεσμοι. Ένα όνομα τυπωμένο στη σελίδα παραμένει, ενώ ένα συνημμένο μπορεί να έχει δικές του πληροφορίες. Η αφαίρεση μεταδεδομένων βοηθά πριν την κοινοποίηση, αλλά δεν υποκαθιστά τον έλεγχο του ορατού περιεχομένου ή την οριστική απόκρυψη εμπιστευτικών στοιχείων.

Το αρχείο διαβάζεται και αλλάζει στο πρόγραμμα περιήγησης, χωρίς μεταφόρτωση του περιεχομένου του. Ισχύουν τα συνηθισμένα όρια αρχείων και σελίδων. Ξεκλειδώστε πρώτα ένα PDF με κωδικό. Αν υπάρχει ψηφιακή υπογραφή, ακόμη και η αλλαγή ενός περιγραφικού πεδίου ξαναγράφει το υπογεγραμμένο αρχείο και ακυρώνει την υπογραφή. Το εργαλείο προειδοποιεί και απαιτεί δεύτερο πάτημα στο Αλλαγή ούτως ή άλλως πριν δημιουργήσει το αντίγραφο. Κρατήστε το αρχικό υπογεγραμμένο έγγραφο όταν χρειάζεστε έγκυρη υπογραφή. Τέλος, ανοίξτε το αρχείο στον συνήθη αναγνώστη και ελέγξτε ιδιότητες και σελίδες πριν το κοινοποιήσετε.