Sửa siêu dữ liệu PDF

Kiểm tra thuộc tính trước khi chia sẻ tài liệu

PDF có thể lưu những thông tin không xuất hiện trên trang. Một báo cáo đôi khi vẫn mang tên người tạo mẫu, khách hàng của dự án cũ hoặc tiêu đề làm việc nội bộ. Những chi tiết này có thể hiện trong thuộc tính của trình đọc, kết quả tìm kiếm hay hệ thống quản lý tài liệu. Trước khi gửi tệp ra ngoài nhóm, hãy kiểm tra xem phần mô tả có đúng với tài liệu bạn muốn chia sẻ không. Chỉnh lại thông tin giúp nhận diện tệp rõ hơn mà không thay đổi chữ, hình ảnh hay bố cục người đọc nhìn thấy.

Tiêu đề là tên mô tả tài liệu và có thể khác tên tệp. Tác giả xác định cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm, nhưng không chứng minh ai đã viết hay phê duyệt. Chủ đề tóm tắt mục đích của tài liệu. Từ khóa giúp tìm và phân loại tệp; hãy ngăn cách chúng bằng dấu phẩy. Trong kho dùng chung, một tiêu đề rõ ràng cùng vài từ phù hợp sẽ hữu ích. Ngược lại, tác giả hoặc chủ đề cũ có thể gây nhầm lẫn. Nếu không có thông tin đáng ghi, bạn có thể để trống trường đó.

Ứng dụng tạo bản gốc và phần mềm tạo PDF cho biết tệp được hình thành như thế nào. Trường đầu thường là ứng dụng soạn tài liệu nguồn, trường sau là chương trình ghi ra PDF. Chúng có thể tiết lộ quy trình nội bộ, nhưng chỉ là thông tin mô tả có thể sửa, không phải nhật ký đáng tin cậy. Ngày tạo và ngày sửa là thời điểm lưu trong tài liệu, không phải ngày trình quản lý tệp hiển thị. Biểu mẫu dùng múi giờ địa phương và chỉ cho đọc cho đến khi bật Đổi ngày giờ. Thay ngày không chứng minh lúc công việc hoàn tất hay tính xác thực của tài liệu.

Nhiều PDF lưu cùng một mô tả ở hai nơi: từ điển thông tin tài liệu và gói XMP. Các trình đọc có thể ưu tiên những bản khác nhau. Công cụ này đọc cả hai và đồng bộ các trường được hỗ trợ khi lưu, tránh việc đổi tác giả nhưng tên cũ vẫn nằm ở bản còn lại. Nếu tệp không có XMP, công cụ chỉ ghi từ điển thông tin, không tạo gói mới. Những thuộc tính XMP khác vẫn được giữ. Sau khi lưu, hãy so sánh hai cột Trước và Sau rồi tải bản đã sửa. Tệp gốc không bị thay đổi.

Xóa toàn bộ siêu dữ liệu làm trống mọi mục trong từ điển thông tin, bỏ gói XMP của tài liệu và xóa PieceInfo riêng của ứng dụng trong tài liệu cùng các trang. Các đối tượng không còn được tham chiếu nhưng chứa thông tin cũ cũng bị loại khỏi bản lưu. Thao tác này không xóa chữ, ảnh, nhận xét, dữ liệu biểu mẫu, dấu trang hay liên kết. Tên in trên trang vẫn còn; tệp đính kèm có thể chứa thông tin riêng. Vì vậy, dọn siêu dữ liệu hữu ích trước khi chia sẻ nhưng không thay thế việc xem lại nội dung hiển thị hoặc bôi xóa vĩnh viễn thông tin mật.

Tệp được đọc và sửa ngay trong trình duyệt; nội dung không được tải lên máy chủ. Các giới hạn dung lượng và số trang thông thường vẫn áp dụng. Hãy mở khóa PDF có mật khẩu trước. Nếu tài liệu có chữ ký số, dù chỉ sửa một trường mô tả cũng ghi lại tệp đã ký và làm chữ ký mất hiệu lực. Công cụ sẽ cảnh báo và yêu cầu bấm Vẫn thay đổi lần thứ hai trước khi tạo bản sửa. Giữ bản gốc đã ký nếu bạn cần chữ ký hợp lệ. Cuối cùng, mở lại bản tải về bằng trình đọc quen dùng và kiểm tra thuộc tính cùng các trang trước khi chia sẻ.