تعديل بيانات PDF الوصفية

راجع تفاصيل المستند قبل مشاركته

قد يحتوي ملف PDF على معلومات لا تظهر في صفحاته. فقد يحتفظ التقرير باسم من أعدّ القالب، أو باسم عميل من مشروع سابق، أو بعنوان عمل داخلي. ويمكن أن تظهر هذه التفاصيل في خصائص المستند داخل القارئ، أو نتائج البحث، أو أنظمة إدارة المستندات. قبل إرسال الملف إلى أشخاص خارج فريقك، تأكد من أن وصفه يطابق المستند الذي تريد مشاركته فعلاً. يساعد تعديل هذه التفاصيل على تعريف الملف بصورة مفيدة، من دون تغيير النصوص أو الصور أو تنسيق الصفحات الذي يراه القارئ.

العنوان هو الاسم الوصفي للمستند، وقد يختلف عن اسم الملف. ويحدد المؤلف الشخص أو المؤسسة المسؤولة عن العمل، لكنه لا يثبت من كتبه أو وافق عليه. أما الموضوع فيلخص الغرض من المستند. وتساعد الكلمات المفتاحية على العثور على الملف وتصنيفه؛ أدخلها مفصولة بفواصل. يكون العنوان الواضح مع عدد قليل من الكلمات المناسبة مفيدًا في الأرشيف المشترك، في حين قد يسبب اسم مؤلف قديم أو موضوع غير محدّث التباسًا لدى المستلم. اترك الحقل فارغًا عندما لا توجد معلومة مفيدة لإضافتها.

يوضح منشئ المستند والبرنامج المنتج للملف كيفية إعداد PDF. يشير الأول عادةً إلى التطبيق الذي أُعدّ فيه المستند الأصلي، ويشير الثاني إلى البرنامج الذي كتب ملف PDF. وقد يكشفان جزءًا من سير العمل الداخلي، لكنهما حقول وصفية قابلة للتعديل، وليسا سجل تدقيق موثوقًا. تاريخا الإنشاء والتعديل محفوظان داخل المستند، ولا يطابقان بالضرورة التواريخ التي يعرضها مدير الملفات. يعرضهما النموذج حسب منطقتك الزمنية، ويظلان للقراءة فقط حتى تفعّل تغيير التواريخ. ولا يثبت تغيير التاريخ متى اكتمل العمل أو أن المستند أصلي.

تحفظ ملفات PDF كثيرة الوصف نفسه في موضعين: قاموس معلومات المستند وحزمة XMP. وقد يفضّل كل قارئ نسخة مختلفة. تقرأ هذه الأداة الموضعين وتزامن الحقول المدعومة عند الحفظ، حتى لا يبقى اسم المؤلف القديم في النسخة الأخرى بعد تغييره. إذا لم يتضمن الملف حزمة XMP، يُكتب قاموس المعلومات فقط من دون إنشاء حزمة جديدة. وتظل خصائص XMP الأخرى الموجودة محفوظة. بعد الحفظ، قارن عمودي قبل وبعد، ثم نزّل النسخة المعدلة. يبقى الملف الأصلي على جهازك من دون أي تغيير.

يؤدي خيار إزالة جميع البيانات الوصفية إلى إفراغ كل إدخالات قاموس المعلومات، وإزالة حزمة XMP، وحذف بيانات PieceInfo الخاصة بالتطبيقات من المستند وصفحاته. وتُستبعد أيضًا من النسخة المحفوظة الكائنات غير المستخدمة التي ما زالت تحتوي على التفاصيل القديمة. لا يحذف هذا الإجراء نص الصفحات أو الصور أو التعليقات أو قيم النماذج أو الإشارات المرجعية أو الروابط. سيبقى الاسم المطبوع على الصفحة ظاهرًا، وقد يحمل المرفق معلومات مستقلة. لذلك تفيد إزالة البيانات الوصفية قبل المشاركة، لكنها لا تغني عن مراجعة المحتوى المرئي أو طمس المعلومات السرية بصورة نهائية.

تتم قراءة الملف وتعديله في متصفحك، ولا يُرفع محتواه إلى خادم. وتظل حدود حجم الملفات وعدد الصفحات المعتادة سارية. أزل قفل ملف PDF المحمي بكلمة مرور قبل فتحه هنا. وإذا حمل الملف توقيعًا رقميًا، فإن تغيير حقل وصفي واحد يعيد كتابة الملف الموقّع ويُبطل توقيعه. تحذرك الأداة وتطلب نقرة ثانية على التغيير على أي حال قبل إنشاء النسخة المعدلة. احتفظ بالمستند الأصلي الموقّع إذا كنت تحتاج إلى توقيع صالح. وأخيرًا، افتح الملف الذي نزلته في القارئ المعتاد، وراجع خصائصه وصفحاته قبل مشاركته مع الآخرين.