PDF-metadata bewerken

Controleer documentgegevens voordat je deelt

Een PDF kan gegevens bevatten die nergens op de pagina’s staan. In een rapport kan nog de naam van de maker van een sjabloon zitten, een klant uit een eerder project of een interne werktitel. Die informatie kan verschijnen in de documenteigenschappen, in zoekresultaten of in een documentbeheersysteem. Controleer voordat je iets buiten je team deelt of de beschrijving bij het juiste document hoort. Door deze gegevens te bewerken maak je het bestand herkenbaar, zonder de tekst, afbeeldingen of opmaak te veranderen die de ontvanger op de pagina ziet.

De titel is de beschrijvende naam van het document en mag afwijken van de bestandsnaam. Auteur verwijst naar de verantwoordelijke persoon of organisatie, maar bewijst niet wie het document schreef of goedkeurde. Het onderwerp omschrijft kort waarvoor het document dient. Trefwoorden helpen om het bestand terug te vinden en te ordenen; scheid ze met komma’s. Een duidelijke titel en enkele passende termen zijn nuttig in een gedeeld archief. Een verouderde auteur of omschrijving kan juist verwarring veroorzaken. Laat een veld leeg als er niets zinvols in te vullen is.

Maker en PDF-producent beschrijven hoe het bestand is ontstaan. De maker is meestal de toepassing waarmee het oorspronkelijke document is voorbereid; de producent is de software die de PDF schreef. Deze gegevens kunnen een interne werkwijze verraden, maar vormen geen betrouwbare geschiedenis: het zijn bewerkbare beschrijvingen. Gemaakt en Gewijzigd zijn tijdstippen in het document, niet de datums die je bestandsbeheerder toont. Je ziet ze in je lokale tijdzone. Ze blijven alleen-lezen totdat je Datums wijzigen inschakelt. Een datum aanpassen bewijst niet wanneer het werk klaar was en maakt een document niet authentiek.

Veel PDF’s bewaren hun beschrijving op twee plaatsen: in een informatiewoordenboek en in een XMP-pakket. Verschillende lezers kunnen een andere versie gebruiken. Dit hulpmiddel leest beide en houdt de ondersteunde velden bij het opslaan gelijk. Zo blijft na het wijzigen van de auteur niet de oude naam in de andere versie staan. Heeft het bestand geen XMP-pakket, dan wordt alleen het informatiewoordenboek bijgewerkt en wordt er geen pakket toegevoegd. Andere XMP-eigenschappen blijven behouden. Vergelijk na het opslaan Voor en Na en download de aangepaste kopie. Het oorspronkelijke bestand blijft ongewijzigd.

Alle metadata verwijderen wist alle items uit het informatiewoordenboek, verwijdert het XMP-pakket en haalt toepassingsgebonden PieceInfo uit het document en de pagina’s. Ook objecten zonder verwijzingen die de oude gegevens bevatten worden uit de opgeslagen kopie weggelaten. Paginattekst, afbeeldingen, opmerkingen, ingevulde formulieren, bladwijzers en links blijven staan. Een naam die op een pagina is afgedrukt blijft dus zichtbaar; een bijlage kan eigen gegevens bevatten. Metadata verwijderen is een nuttige stap voor het delen, maar vervangt geen controle van de zichtbare inhoud of het definitief redigeren van vertrouwelijke informatie.

Het bestand wordt in je browser gelezen en bewerkt; de inhoud wordt niet geüpload. De gebruikelijke grenzen voor bestanden en pagina’s blijven gelden. Ontgrendel een PDF met wachtwoord voordat je die hier opent. Bij een digitaal ondertekend document maakt zelfs een wijziging in een beschrijvend veld de handtekening ongeldig. Je krijgt een waarschuwing en moet een tweede keer op Toch wijzigen klikken voordat de kopie wordt gemaakt. Bewaar het ondertekende origineel als die geldige handtekening belangrijk is. Open ten slotte de download in je gewone lezer en controleer de eigenschappen en pagina’s voordat je hem deelt.