PDF-Metadaten bearbeiten

Dokumenteigenschaften vor dem Teilen prüfen

Eine PDF kann Angaben enthalten, die auf keiner ihrer Seiten zu sehen sind. In einem Bericht stehen vielleicht noch der Name des Vorlagenerstellers, ein Kunde aus einem früheren Projekt oder ein interner Arbeitstitel. Solche Angaben können in den Dokumenteigenschaften eines Leseprogramms, in Suchergebnissen oder in einer Dokumentenverwaltung auftauchen. Prüfen Sie vor dem Versand außerhalb Ihres Teams, ob die Beschreibung tatsächlich zum aktuellen Dokument passt. Mit passenden Eigenschaften lässt sich die Datei besser zuordnen, ohne Text, Bilder oder das sichtbare Seitenlayout zu ändern.

Der Titel ist der beschreibende Name des Dokuments und muss nicht dem Dateinamen entsprechen. Autor bezeichnet die verantwortliche Person oder Organisation, beweist aber weder die Urheberschaft noch eine Freigabe. Das Thema beschreibt kurz den Zweck des Dokuments. Schlüsselwörter helfen beim Suchen und Sortieren; geben Sie sie durch Kommas getrennt ein. Ein klarer Titel und wenige passende Begriffe sind in einem gemeinsamen Archiv nützlich. Veraltete Autorenangaben oder Themen können dagegen zu Verwechslungen führen. Lassen Sie ein Feld leer, wenn es dafür keine sinnvolle Angabe gibt.

Erstellt mit und PDF-Erzeuger beschreiben den Entstehungsweg. Die erste Angabe nennt meist die Anwendung des ursprünglichen Dokuments, die zweite das Programm, das die PDF geschrieben hat. Daraus können interne Abläufe erkennbar werden; als verlässliches Änderungsprotokoll eignen sich diese frei bearbeitbaren Felder jedoch nicht. Erstellt und Geändert sind Zeitangaben im Dokument, nicht die Datumswerte Ihres Dateimanagers. Das Formular zeigt sie in Ihrer lokalen Zeitzone und lässt sie erst nach Aktivieren von Datumsangaben ändern bearbeiten. Ein neues Datum belegt weder den Abschluss einer Arbeit noch die Echtheit des Dokuments.

Viele PDFs speichern ihre Beschreibung doppelt: im Informationsverzeichnis und in einem XMP-Paket. Verschiedene Leseprogramme bevorzugen unterschiedliche Fassungen. Dieses Werkzeug liest beide und gleicht die unterstützten Felder beim Speichern ab. So bleibt beim Ändern des Autors nicht der alte Name in der anderen Fassung zurück. Fehlt ein XMP-Paket, wird nur das Informationsverzeichnis geschrieben; ein neues Paket kommt nicht hinzu. Andere vorhandene XMP-Eigenschaften bleiben erhalten. Vergleichen Sie anschließend die Spalten Vorher und Nachher und laden Sie die bearbeitete Kopie herunter. Ihre ursprüngliche Datei bleibt unverändert.

Alle Metadaten entfernen leert sämtliche Einträge des Informationsverzeichnisses, entfernt das XMP-Paket und löscht anwendungsspezifische PieceInfo-Angaben aus dem Dokument und seinen Seiten. Nicht mehr referenzierte Objekte mit den alten Angaben werden ebenfalls aus der gespeicherten Kopie entfernt. Seitentext, Bilder, Kommentare, Formulareinträge, Lesezeichen und Links bleiben erhalten. Ein auf einer Seite gedruckter Name ist weiterhin sichtbar; ein Anhang kann eigene Informationen enthalten. Das Entfernen von Dokumentmetadaten ist deshalb vor dem Teilen hilfreich, ersetzt aber weder eine Prüfung der sichtbaren Inhalte noch das Schwärzen vertraulicher Angaben.

Lesen und Bearbeiten erfolgen im Browser; der Dateiinhalt wird nicht hochgeladen. Die üblichen Datei- und Seitengrenzen gelten weiterhin. Entsperren Sie eine passwortgeschützte PDF, bevor Sie sie hier öffnen. Bei einer digital signierten Datei macht schon die Änderung eines beschreibenden Feldes die Signatur ungültig. Das Werkzeug warnt davor und verlangt einen zweiten Klick auf Trotzdem ändern. Bewahren Sie das signierte Original auf, wenn die gültige Signatur benötigt wird. Öffnen Sie die heruntergeladene Kopie abschließend in Ihrem üblichen Leseprogramm und prüfen Sie vor dem Weitergeben Eigenschaften und Seiten.