Word naar pdf omzetten en de opmaak controleren

Bij onze proef ging een eenvoudig DOCX document met zes A4 pagina’s door de eigen Word naar PDF verwerking. De uitkomst had opnieuw zes pagina’s. We hebben dat aantal ook in het gedownloade PDF bestand gecontroleerd. Een eigen document met andere tabellen of lettertypen vraagt nog steeds een aparte controle.

Wanneer stuur je een pdf in plaats van een Word bestand?

Voor een sollicitatie wil je dat je brief bij de ontvanger dezelfde opbouw heeft als op jouw scherm. Een verschoven regel kan je naam op een extra pagina zetten. Een pdf legt de paginaindeling vast. Dat maakt het formaat handig voor een definitieve brief, offerte of bijlage die iemand vooral moet lezen.

Wil de ontvanger jouw tekst nog aanpassen, dan kan een bewerkbaar document juist gewenst zijn. Vraag je een collega om inhoudelijke correcties, stuur dan de afgesproken werkversie. Voor een afgeronde aanvraag gebruik je het formaat dat het loket vraagt. Dat een document als pdf goed leesbaar is, betekent niet dat elk formulier of elk portaal dit bestand voor iedere stap accepteert.

Voorbereiden in het document dat je al hebt

Werk eerst je eigen DOCX bestand bij. Verwijder proeftekst, controleer je contactgegevens en loop de koppen langs. Kijk of opmerkingen en bijgehouden wijzigingen nog zichtbaar zijn. Een conversie is geen inhoudelijke eindredactie: een vergeten interne opmerking moet je in de bron afhandelen voordat je de definitieve versie maakt.

Gebruik echte alineaafstanden in plaats van veel lege regels. Daarmee voorkom je dat een kleine tekstwijziging een onverwachte lege pagina oplevert. Houd een adresblok bij elkaar als het op dezelfde pagina moet staan. Voor een brief van twee pagina's is het zinvol om de laatste regels bewust te controleren, zonder de tekst met steeds kleinere letters op één pagina te persen.

Word naar pdf met KovaPDF

1. Open Word naar PDF en kies je DOCX document.
2. Laat de verwerking afronden en download de pdf die wordt aangeboden.
3. Bewaar de bewerkbare bron en de pdf apart. Gebruik namen waaraan je de werkversie en de verzendversie herkent.
4. Open de gedownloade pdf en bekijk iedere pagina, inclusief de laatste.
5. Zoek naar je naam en een woord met een accent of bijzonder teken. Controleer dat de tekst zichtbaar is en in de juiste volgorde staat.
6. Controleer het bestand nog eenmaal vanuit de map waaruit je het gaat versturen.

Zie je een fout, pas dan bij voorkeur het oorspronkelijke document aan en maak een nieuwe pdf. Een serie losse reparaties in opeenvolgende kopieën wordt snel onoverzichtelijk. Je wilt later weten welke bron overeenkomt met het bestand dat je daadwerkelijk hebt verzonden.

Waarom kan de opmaak toch veranderen?

Een document kan een lettertype gebruiken dat tijdens de conversie niet op dezelfde manier beschikbaar is. Een vervangend lettertype heeft soms bredere letters. Daardoor past een regel niet meer op dezelfde plaats en schuift een alinea naar de volgende pagina. Controleer dus de hele paginaindeling, ook als de eerste regels goed lijken.

Ook ingewikkelde tekstvakken, zwevende afbeeldingen en tabellen over meerdere pagina's vragen aandacht. Voor een gewone brief levert een eenvoudige opbouw vaak minder verrassingen op dan een ontwerp met veel losse onderdelen. Maak een proefbestand zonder persoonsgegevens als je eerst wilt zien hoe jouw huisstijl uit de conversie komt.

Een kopie met een ander lettertype is niet automatisch onleesbaar, maar kan wel een ongewenste extra pagina hebben. Bepaal welke onderdelen voor jouw document belangrijk zijn. Bij een offerte horen bedragen bij de juiste omschrijving te blijven. Bij een motivatiebrief wil je vooral een rustige leesvolgorde en een ondertekening die bij de slottekst staat.

Tabellen, afbeeldingen en voetregels nalopen

Vergelijk bij een tabel de kolomkoppen en de laatste rij van iedere pagina met de bron. Als een rij wordt gesplitst, moet duidelijk blijven welk bedrag bij welk onderdeel hoort. Let op eenheden en decimalen. Een verschil tussen komma en punt kan bij financiële gegevens voor verwarring zorgen, ook als het document er verzorgd uitziet.

Bekijk afbeeldingen op de plek waar ze betekenis hebben. Een foto of diagram mag geen tekst bedekken. Controleer of bijschriften nog onder het juiste beeld staan. Bij een lange bijlage verdienen ook de voetregels aandacht: een paginanummer dat over een voetnoot staat, valt bij een snelle controle van de eerste pagina niet op.

Wil je je cv en brief als één bestand versturen, lees dan cv en motivatiebrief in één pdf. Maak eerst beide onderdelen af. Voeg de uiteindelijke pdf bestanden daarna samen. Je hoeft een reeds complete bijlage niet opnieuw in een Word document te plakken om er één verzendbestand van te maken.

Een pdf is niet vanzelf ondertekend

Je getypte naam onder een brief is zichtbaar tekst. Een afbeelding van een handtekening kan ook zichtbaar in het document staan. Beide zijn iets anders dan een controleerbare digitale ondertekening met een certificaat. Het bestand omzetten naar pdf voegt zo'n ondertekening niet automatisch toe.

Voor een gewone overeenkomst of een formulier lees je pdf ondertekenen zonder printen. Stem de gevraagde manier van tekenen af met de ontvanger. Een aanmelding via DigiD en het toevoegen van een pdf bij die aanmelding zijn bovendien verschillende onderdelen van een proces. Ga niet op basis van het bestandsformaat ervan uit dat je een afzonderlijke ondertekening hebt uitgevoerd.

Vertrouwelijke gegevens en een definitieve versie

De omzetting verwerkt het aangeleverde document op de server. Controleer vooraf of je dat mag doen met informatie van je werkgever of een klant. Voor een eenvoudige oefening heb je geen loonstrook of belastingstuk nodig. Gebruik een onschuldige voorbeeldbrief om eerst de uitvoer van je eigen ontwerp te beoordelen.

Staat er informatie in die de ontvanger niet nodig heeft, maak dan een passende deelversie. Een zwart vlak over tekst in het bronbestand geeft niet automatisch zekerheid dat de onderliggende gegevens verdwenen zijn. Voor een identiteitskopie behandelt BSN veilig zwart maken de eigen aandachtspunten. Bewaar belangrijke originele stukken apart en verander geen bewijsstuk alsof het je eigen concepttekst is.

Verzenden en later terugvinden

Lees de eisen van het formulier voordat je uploadt. Een aanvraag bij de Belastingdienst kan een andere soort bijlage verlangen dan een sollicitatieformulier. Neem het gevraagde formaat en de getoonde groottebeperking over zonder te gokken. Als de pdf te groot is, gebruik dan de uitleg over pdf verkleinen in MB en controleer na het verkleinen opnieuw de leesbaarheid.

Bewaar de verzonden versie samen met je eigen administratie. Een ontvangstbevestiging zegt dat een upload of bericht is aangekomen; het is geen vervanging voor de bijlage zelf. Als je later iets moet toelichten, wil je hetzelfde bestand kunnen openen. Zet daarom niet alleen de bron weg, maar ook de pdf die je daadwerkelijk hebt aangeleverd.

Als de tekst vaststaat, maak je de ondertekening van de PDF op de juiste versie af. Moet er een archiefkopie komen, controleer dan ook het gevraagde PDF/A-profiel in plaats van alleen het leesbestand te bewaren.