PDF verkleinen in MB: te groot voor mail of uploaden

Je wilt je loonstroken naar de hypotheekadviseur sturen, een aanvraag uploaden bij de gemeente of je diploma meesturen met een sollicitatie. En dan: "Bestand te groot". Of de mail komt terug omdat de bijlage niet past.

Bijna altijd zit het gewicht van een PDF in de afbeeldingen. Een pagina getypte tekst is een paar kilobyte. Een gescande pagina of een foto van je telefoon kan al snel een paar megabyte zijn. Dus verklein je de afbeeldingen, en laat je de tekst met rust.

Zo maak je een PDF kleiner

1. Open PDF comprimeren en kies je bestand.
2. Kies hoe sterk:

• Licht: raakt de beeldkwaliteit nauwelijks aan. Voor een document dat nog goed geprint moet kunnen worden.
• Aanbevolen: duidelijk kleiner, nog steeds goed op scherm en op papier. Dit is voor de meeste bestanden de beste keuze.
• Sterk: zo klein mogelijk. Foto's worden zichtbaar zachter, tekst en lijnen niet.
• Tot een grootte: je geeft de maximale grootte op, en de afbeeldingen worden precies zo ver verkleind als nodig is.

1. Start en download het resultaat. Je ziet hoe groot het bestand was, hoe groot het nu is en hoeveel procent je hebt bespaard.

De tekst blijft op elk niveau scherp, omdat alleen de afbeeldingen opnieuw worden berekend. Je document blijft dus goed leesbaar, ook als je het later print.

Onder een vaste grens: 1 MB, 2 MB, 5 MB

Een uploadformulier noemt meestal een maximum per bestand. Kies dan Tot een grootte en vul die grens in. Bij de knoppen staan 100 KB, 200 KB, 500 KB en 1 MB, en je kunt ook zelf een getal in KB typen. Voor 2 MB typ je 2000, voor 5 MB 5000.

Er zijn ook pagina's waar die grens al voor je is ingesteld: PDF comprimeren tot 1 MB, en op dezelfde manier tot 2 MB, 5 MB en 10 MB.

Kies een grens die iets onder het maximum ligt. Staat er "maximaal 2 MB", mik dan op 1,9 MB. Sommige formulieren rekenen net anders, en dan zit je niet precies op het randje.

Te groot om te mailen

Mailprogramma's hebben een grens voor bijlagen, vaak ergens tussen 20 en 25 MB. Er zijn twee dingen die je moet weten.

Ten eerste wordt een bijlage bij het versturen ongeveer een derde groter, omdat hij voor verzending wordt omgezet. Een PDF van 19 MB kan dus toch te groot zijn voor een grens van 20 MB.

Ten tweede heeft de ontvanger ook een grens, en die kan lager zijn dan de jouwe. Een bedrijf of een gemeente stelt soms een strengere limiet in. Wil je zeker weten dat je mail aankomt, houd een PDF dan liever onder een paar MB.

Lukt het niet om klein genoeg te komen?

Soms zegt de tool dat dit de kleinste versie is, en ligt die nog boven je grens. Dat gebeurt bij een PDF die vooral uit tekst, lettertypen en tekeningen bestaat: daar valt weinig meer aan te verkleinen zonder inhoud weg te laten. Je hebt dan een paar mogelijkheden:

• Splitsen. Met PDF splitsen maak je er twee of meer bestanden van, die elk onder de grens blijven. Veel uploadformulieren staan meerdere bestanden toe.
• Pagina's weglaten die niet nodig zijn. Een lege achterkant van een scan of een dubbel blad maakt een bestand zwaarder zonder dat iemand er iets aan heeft.
• Opnieuw scannen. Een scan in zwart-wit of grijstinten is veel kleiner dan in kleur. Voor een brief of een formulier is kleur zelden nodig.

Waarom is mijn PDF zo groot?

• Gescande pagina's. Elke pagina is een foto. Een scan in kleur op hoge resolutie is zwaar.
• Foto's van je telefoon. Een telefoon maakt foto's van vele megapixels. Zet je er een paar in een PDF, dan heb je zo een groot bestand.
• Samengevoegde documenten. Voeg je tien scans samen, dan tel je tien keer het gewicht op. Comprimeer na het samenvoegen.
• Ingesloten lettertypen. Die tellen ook mee, maar meestal veel minder dan afbeeldingen.

Voorbeelden uit de praktijk

• Hypotheekaanvraag: loonstroken, werkgeversverklaring en bankafschriften. Een loonstrook die je als PDF uit een portaal downloadt, bevat echte tekst; die blijft scherp. Comprimeer elk bestand met Aanbevolen.
• Sollicitatie: een cv dat in Word is gemaakt en als PDF is opgeslagen, is meestal al klein. Zit er een grote foto in, dan helpt Aanbevolen. Gescande diploma's verklein je met Tot een grootte.
• Gemeente of zorgverzekeraar: een foto van een rekening of formulier wordt al snel enkele megabytes. Met Tot een grootte en een grens van bijvoorbeeld 1 MB blijft hij leesbaar en past hij wel.

Let op bij scans

In een gescande pagina is de tekst geen echte tekst, maar een deel van de foto. Verklein je een scan sterk, dan wordt die tekst dus ook zachter. Voor een brief of formulier is dat meestal geen probleem, maar bij kleine cijfers, zoals een IBAN of een bedrag in een tabel, kan het tegenvallen.

Open het resultaat daarom altijd even en zoom in op de kleinste tekst. Is die nog goed te lezen, dan zit je goed. Is hij vaag, kies dan een iets hogere grens of het niveau Aanbevolen in plaats van Sterk. Een andere mogelijkheid is de scan opnieuw maken in zwart-wit: die is veel kleiner, en de letters blijven scherper dan in een sterk verkleinde kleurenscan.

Meerdere bestanden in één keer aanleveren

Vraagt een formulier om één bestand met al je documenten, voeg ze dan eerst samen en comprimeer daarna het geheel. Zo houd je de controle over de uiteindelijke grootte. Hoe je bestanden samenvoegt, lees je in cv en motivatiebrief in één PDF; voor een hypotheek- of huurdossier werkt het precies zo.

Je bestand en je privacy

Bij het comprimeren wordt je PDF verwerkt op onze server. De werkkopie wordt verwijderd zodra het kleinere bestand klaar is. Je origineel op je eigen apparaat verandert niet: je krijgt een nieuw bestand om te downloaden.