Cv en motivatiebrief in één PDF: zo voeg je ze samen

Je hebt je motivatiebrief en je cv af. Dan blijkt het sollicitatieformulier maar één uploadveld te hebben. Of je wilt de recruiter niet laten zoeken tussen drie bijlagen. De oplossing: maak er één PDF van.

Eerst: wil de werkgever wel één bestand?

Kijk eerst wat de vacature vraagt. Staat er "upload je cv en motivatiebrief" met twee aparte velden, gebruik die dan. Een systeem dat twee velden heeft, leest ze soms ook apart in. Is er één veld, vraagt de vacature om "één document", of stuur je je sollicitatie per mail? Dan is één PDF het netst.

Stap 1: maak van beide documenten een PDF

Een PDF ziet er bij de ontvanger precies zo uit als bij jou. Een Word-bestand kan op een andere computer verspringen, met een ander lettertype of een cv dat ineens op drie pagina's staat.

• In Word: kies Bestand, dan Opslaan als, en kies PDF als bestandstype.
• In Google Documenten: kies Bestand, dan Downloaden, dan PDF-document.
• Lukt dat niet of heb je alleen het .docx-bestand? Gebruik Word naar PDF. Lettertypen, afbeeldingen en tabellen blijven behouden.

Heb je je cv gemaakt in een online cv-bouwer, download het daar dan als PDF.

Stap 2: voeg ze samen

1. Open PDF samenvoegen en kies je motivatiebrief en je cv.
2. Zet ze in de goede volgorde. Elk bestand staat als pagina-afbeelding in de lijst, met het aantal pagina's eronder, dus je ziet meteen welk bestand welk is. Verplaats ze tot de brief bovenaan staat.
3. Voeg ze samen en download het resultaat.

Het samenvoegen gebeurt in je browser. Je cv en je brief worden niet geüpload, ze blijven op je eigen apparaat. Dat is prettig, want een cv staat vol persoonsgegevens.

De pagina's worden overgenomen zoals ze zijn. De tekst blijft echte, selecteerbare tekst. Dat is belangrijk: veel werkgevers laten sollicitaties eerst door een systeem lezen, en dat systeem moet je tekst kunnen lezen.

Welke volgorde?

De gebruikelijke volgorde is: eerst de motivatiebrief, dan het cv. De brief is je introductie, het cv is de onderbouwing. Vraagt de vacature om meer, zoals een portfolio, getuigschriften of een kopie van je diploma, zet die dan achteraan. Noemt de vacature zelf een volgorde, volg die dan, ook als die afwijkt van wat hier staat. Wie de sollicitaties leest, verwacht de documenten op de plek die hij zelf heeft gevraagd.

Diploma of certificaat erbij

Heb je een diploma of certificaat alleen op papier, of als foto op je telefoon? Maak er dan eerst een PDF van met JPG naar PDF. Daarna voeg je het in dezelfde stap toe aan je brief en cv. Je kunt bestanden toevoegen zonder opnieuw te beginnen.

Fotografeer een diploma recht van boven, bij daglicht, zonder schaduw. Leg het op een donkere ondergrond, dan zijn de randen goed te zien.

Een goede bestandsnaam

"Document1.pdf" of "cv_definitief_v3.pdf" zegt de recruiter niets. Zet je naam en de functie erin, zonder spaties of vreemde tekens:

• Sanne-de-Vries-sollicitatie-verpleegkundige.pdf
• Mohamed-El-Amrani-cv-en-motivatiebrief.pdf

Zo vindt de recruiter je bestand meteen terug tussen tientallen andere.

Controleer de grootte

Een uploadformulier heeft meestal een maximum per bestand. Een cv en brief die als PDF uit Word komen, zijn meestal klein. Zit er een grote foto in je cv, of heb je gescande diploma's toegevoegd, dan kan het bestand snel groeien. Maak het dan kleiner met PDF comprimeren: de tekst blijft scherp, alleen de afbeeldingen worden verkleind. Meer daarover lees je in PDF verkleinen in MB.

Per mail solliciteren

Stuur je je sollicitatie per mail, voeg dan de ene PDF als bijlage toe. Zet in de onderwerpregel de functie en, als die er is, het vacaturenummer. Houd de mail zelf kort: voor welke functie je solliciteert, waar je de vacature hebt gezien en dat je brief en cv in de bijlage staan. Stuur de mail eerst naar jezelf, dan zie je wat de ontvanger ziet en of de bijlage goed opent.

Op je telefoon

Samenvoegen werkt ook in de browser op je telefoon. Kies de bestanden uit de app Bestanden op een iPhone, of uit je downloads op Android. Zet ze in de goede volgorde, voeg samen en bewaar het resultaat. Daarna kun je het direct uploaden in het sollicitatieformulier of meesturen met een mail. Let er wel op dat je de juiste versie van je cv kiest: op een telefoon staan vaak meerdere oude versies in je downloads.

Laatste controle voor je verstuurt

Open het samengevoegde bestand en loop het na:

• Staan alle pagina's erin, in de goede volgorde?
• Staat in de brief de juiste functie en het juiste bedrijf? Een brief die is aangepast voor een eerdere sollicitatie verraadt zich snel.
• Kloppen je telefoonnummer en mailadres?
• Staat er geen lege pagina tussen?

Staat er toch een pagina verkeerd, voeg dan opnieuw samen in de goede volgorde. Dat kost een paar seconden.

Ook handig voor een huurwoning of hypotheek

Hetzelfde trucje werkt voor elk dossier dat je in één keer moet aanleveren. Bij een aanvraag voor een huurwoning of een hypotheek vraagt men vaak om loonstroken, een werkgeversverklaring en bankafschriften. Voeg ze samen tot één overzichtelijk bestand, met de documenten in de volgorde van de lijst die je hebt gekregen.

Moet er ook een kopie van je identiteitsbewijs bij? Maak dan eerst je burgerservicenummer onleesbaar, tenzij de ontvanger het echt nodig heeft. Hoe dat werkt, lees je in veilige kopie van je ID: BSN zwart maken.