PDF naar Word omzetten en bewerken: zo houd je de opmaak

Je hebt een document alleen als PDF: een oude offerte, een cv waarvan het Word-bestand kwijt is, een verslag dat je moet bijwerken. Je wilt erin typen. Dan zet je het om naar Word, past het aan en maakt er weer een PDF van.

Zo zet je een PDF om naar Word

1. Open PDF naar Word en kies je PDF. Het omzetten begint zodra het bestand is ingelezen.
2. Download het Word-document (.docx).
3. Open het in Word, of in een ander programma dat .docx leest.

Je hebt geen account nodig. De werkkopie van je bestand wordt verwijderd zodra het omzetten klaar is.

Wat je krijgt

Het doel is dat het Word-document eruitziet als je PDF, en dat je de tekst kunt aanpassen.

• Echte tekst. Geen plaatje van de pagina, maar tekst die je kunt selecteren en herschrijven. Lettertype, grootte, vet, cursief en kleur worden meegenomen.
• Tekstvakken op hun plek. De tekst staat in tekstvakken op dezelfde positie als in de PDF. Daardoor blijft de opmaak behouden, ook bij een ingewikkelde pagina met kolommen.
• Tabellen. Lijnen die de PDF tekent, worden echte Word-tabellen, met de kolombreedtes en samengevoegde cellen van het origineel.
• Logo's en afbeeldingen staan op dezelfde plek als in de PDF.
• Elke pagina wordt een eigen sectie in Word, met het formaat, de stand en de marges van die pagina.

Kleine aanpassing of grote herschrijving?

Omdat de tekst in tekstvakken staat, is het resultaat ideaal voor aanpassingen: een bedrag, een datum, een adres, een zin die anders moet. De pagina blijft er precies zo uitzien.

Wil je een lange tekst helemaal herschrijven, met alinea's die doorlopen naar de volgende pagina? Dan is doorlopende tekst handiger dan tekstvakken. Haal de tekst er dan uit met PDF naar tekst en plak die in een nieuw Word-document. Je verliest de opmaak, maar de tekst loopt gewoon door.

Een gescande PDF

Een scan is een foto van een pagina. Er staat geen tekst in, alleen pixels. Zet je een scan om naar Word, dan wordt de pagina in zijn geheel als afbeelding geplaatst. Hij ziet er goed uit en print zoals het origineel, maar je kunt er niet in typen.

Wil je toch kunnen bewerken, laat de tekst dan eerst herkennen met OCR PDF. Pagina's zonder echte tekst worden daar gelezen en omgezet naar bewerkbare tekst, terwijl de originele pagina eronder blijft. Daarna kun je het document alsnog naar Word omzetten.

Hoe weet je of je PDF een scan is? Probeer met je muis een woord te selecteren. Lukt dat niet, of selecteer je in één keer de hele pagina, dan is het een scan.

Alleen een typfout? Bewerk de PDF zelf

Voor een kleine wijziging hoef je niet eerst naar Word. In PDF bewerken klik je in de tekst en pas je hem direct in de PDF aan. Je kunt ook tekst, afbeeldingen en een handtekening toevoegen. Dat is sneller, en je slaat de stap terug naar PDF over.

Kan Word een PDF niet zelf openen?

Recente versies van Word kunnen een PDF openen en omzetten. Bij een eenvoudige brief gaat dat vaak goed. Bij een pagina met kolommen, tabellen of een logo verspringt de opmaak nogal eens, omdat Word de tekst opnieuw laat doorlopen. Probeer het gerust; ziet het resultaat er rommelig uit, gebruik dan een omzetter die de tekst op zijn plek houdt.

Waarom ziet het er toch iets anders uit?

Een PDF en een Word-document werken anders. Een PDF legt van elke letter vast waar hij staat. Word bouwt een pagina op uit alinea's en regels. Een omzetting is daarom altijd een vertaling, en een paar dingen kunnen afwijken:

• Lettertypen. Gebruikt de PDF een lettertype dat niet op jouw computer staat, dan kiest Word een ander. Regels kunnen dan iets langer of korter worden.
• Ingewikkelde opmaak. Hoe drukker de pagina, hoe groter de kans dat iets een fractie verschuift.

Kijk het document na voordat je het verstuurt, vooral bij bedragen en data.

Een tabel met cijfers? Kies Excel

Gaat het je vooral om een tabel, zoals een overzicht van je bank, een prijslijst of een urenstaat, dan wil je de cijfers waarschijnlijk in een spreadsheet hebben om mee te rekenen. Kies dan Excel in plaats van Word. In dezelfde tool kun je het doel wisselen naar Excel of PowerPoint zonder je bestand opnieuw te uploaden, en je kunt hetzelfde document daarna ook in een ander Office-formaat downloaden.

Op je telefoon of tablet

Omzetten werkt ook in de browser op je telefoon. Kies de PDF uit je bestanden of downloads en download het Word-document. Om het te bewerken heb je wel een app nodig die .docx opent, zoals Word voor iOS of Android. Op een klein scherm zijn tekstvakken lastig precies te raken, dus voor meer dan een paar woorden is een laptop prettiger.

Terug naar PDF

Ben je klaar met aanpassen? Sla het document in Word op als PDF: kies Bestand, Opslaan als, en dan PDF als bestandstype. Of gebruik de tool Word naar PDF. Zo ziet de ontvanger precies wat jij ziet.

Let op met officiële documenten

Een loonstrook, een uittreksel of een brief van een instantie pas je niet zelf aan om hem daarna door te sturen alsof hij zo is verstuurd. Wil je gegevens uit zo'n document weghalen voordat je het deelt, lak ze dan zwart en verander verder niets. Hoe dat werkt, lees je in veilige kopie van je ID: BSN zwart maken.