Nederlands
Is een digitale handtekening rechtsgeldig in Nederland?
Ja. Volgens artikel 3:15a BW heeft een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, als de manier van ondertekenen betrouwbaar genoeg is voor het doel. Een gekwalificeerde handtekening staat er altijd mee gelijk, en ook een gescande handtekening telt mee, al bewijst die het minst.
Je krijgt een huurcontract per mail, een arbeidsovereenkomst via een link of een offerte als PDF. Mag je die gewoon digitaal ondertekenen, of moet je toch printen, tekenen en scannen? Het korte antwoord: digitaal ondertekenen is in Nederland rechtsgeldig. Het lange antwoord gaat over bewijs, en over de paar documenten waarvoor de wet meer vraagt.
Wat de wet zegt
Er gelden twee regelingen tegelijk.
De eerste is Europees: de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014. Die geldt rechtstreeks in Nederland en België. Artikel 25 lid 1 zegt dat een rechter een elektronische handtekening niet mag weigeren als bewijs alleen omdat hij elektronisch is, of omdat hij niet aan de strengste eisen voldoet. Artikel 25 lid 2 zegt dat een gekwalificeerde elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een handgeschreven handtekening.
De tweede is Nederlands: artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek. Dat artikel geeft de gekwalificeerde handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handtekening op papier. Een geavanceerde of een gewone elektronische handtekening krijgt die gevolgen ook, mits de gebruikte methode voor ondertekening voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel en op alle overige omstandigheden van het geval. Artikel 3:15c BW past dezelfde regel toe buiten het vermogensrecht, tenzij de aard van de rechtshandeling zich daartegen verzet.
Kort gezegd: elke soort elektronische handtekening kan geldig zijn. Bij de gekwalificeerde staat dat vast. Bij de andere twee kijkt een rechter, als het ooit tot een conflict komt, of de manier van tekenen betrouwbaar genoeg was voor wat er op het spel stond.
De drie soorten elektronische handtekening
Gewone elektronische handtekening
Alles wat elektronisch is en door iemand wordt gebruikt om te ondertekenen. Een getypte naam onder een mail, een aangevinkt vakje "akkoord", een handtekening die je met je vinger op een scherm tekent, of een plaatje van je handtekening in een PDF. Het is geldig, maar het bewijst op zichzelf weinig over wie er tekende.
Geavanceerde elektronische handtekening
Artikel 26 van eIDAS stelt vier eisen. De handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden, maakt het mogelijk hem te identificeren, is gemaakt met middelen die alleen hij beheerst, en is zo aan het document gekoppeld dat elke latere wijziging zichtbaar wordt. In de praktijk is dat een digitale handtekening met een certificaat: een cryptografisch zegel dat breekt zodra iemand het document aanpast.
Gekwalificeerde elektronische handtekening
Een geavanceerde handtekening die bovendien rust op een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener, en die is gemaakt met een gekwalificeerd middel: een smartcard, een USB-token of een gecertificeerde dienst waarbij de sleutel bij de aanbieder blijft en jij elke handtekening bevestigt. Een certificaat dat je als bestand (.pfx of .p12) kunt kopiëren, is zo'n middel niet. Daarmee zet je hooguit een geavanceerde handtekening.
Is een gescande handtekening rechtsgeldig?
Ja, in principe wel. Een scan of foto van je handtekening die je in een PDF plakt, is een gewone elektronische handtekening. De wet verbiedt hem niet, en de rechter mag hem niet weigeren alleen omdat hij elektronisch is.
Het probleem is bewijs. Een plaatje van een handtekening kan iedereen kopiëren uit een oud document. Ontkent de ander later dat hij heeft getekend, dan kijkt de rechter naar de omstandigheden. Wie heeft het bestand gestuurd, vanaf welk adres? Wat is er daarna gebeurd: is de huur betaald, is het werk begonnen? Hoe meer van dat soort sporen er zijn, hoe sterker de handtekening staat.
Wat je zelf kunt doen om een gescande of getekende handtekening sterker te maken:
- Stuur het ondertekende document vanaf je eigen mailadres terug en bewaar die mail.
- Laat de ander bevestigen dat hij het heeft ontvangen.
- Gebruik bij belangrijke afspraken een digitale handtekening met certificaat, zodat een latere wijziging zichtbaar wordt.
- Laat meerdere partijen tekenen via een dienst die vastlegt wie wanneer heeft getekend.
Wanneer is een gewone handtekening niet genoeg?
Voor de meeste overeenkomsten stelt de wet geen vormeis. Een arbeidsovereenkomst en een huurovereenkomst kunnen zelfs mondeling tot stand komen. Een handtekening dient dan vooral als bewijs.
Sommige afspraken moeten wel schriftelijk. Een paar voorbeelden die vaak voorkomen:
- Proeftijd. Artikel 7:652 lid 2 BW: de proeftijd wordt schriftelijk overeengekomen.
- Concurrentiebeding. Artikel 7:653 lid 1 BW: alleen geldig als de werkgever het schriftelijk is overeengekomen met een meerderjarige werknemer.
- Koop van een woning door een particulier. Artikel 7:2 BW: de koopovereenkomst wordt schriftelijk aangegaan.
Schriftelijk betekent niet per se papier. Artikel 6:227a BW zegt dat aan zo'n eis ook elektronisch kan worden voldaan, als de overeenkomst voor beide partijen raadpleegbaar is, de echtheid voldoende gewaarborgd is, het moment van sluiten met voldoende zekerheid vaststaat en de identiteit van de partijen met voldoende zekerheid vaststaat. Een losse gescande handtekening voldoet daar lastig aan. Een digitale handtekening met certificaat, of een ondertekendienst die identiteit en tijdstip vastlegt, staat sterker.
Er is ook een grens. Volgens lid 2 van datzelfde artikel geldt dit niet voor overeenkomsten waarvoor de wet de tussenkomst van een rechter, een overheidsorgaan of een notaris voorschrijft. De overdracht van een huis, een testament en huwelijkse voorwaarden gaan via de notaris. Dat los je niet op met een handtekening in een PDF.
En in België?
Ook in België geldt eIDAS. Daarnaast definieert het Burgerlijk Wetboek, Boek 8 "Bewijs", in artikel 8.1, 2° een handtekening als een teken dat met de hand, elektronisch of via een ander procedé is aangebracht, waarmee iemand zich identificeert en zijn wil uitdrukt. De wet is dus techniekneutraal.
Het grote praktische verschil zit in de gekwalificeerde handtekening. In België kun je die zetten met je eID en een kaartlezer, of via de itsme-app. In Nederland heeft het identiteitsbewijs zo'n functie niet, en DigiD is bedoeld om in te loggen bij de overheid, niet om documenten te ondertekenen. Wie in Nederland een gekwalificeerde handtekening nodig heeft, regelt die via een erkende vertrouwensdienstverlener.
Welke handtekening kies je?
| Situatie | Wat meestal volstaat |
|---|---|
| Formulier, offerte, toestemmingsbrief voor school | Gewone elektronische handtekening |
| Huurcontract, arbeidsovereenkomst, opdrachtbevestiging | Gewone handtekening met goed bewijs, of een geavanceerde |
| Proeftijd, concurrentiebeding, koopovereenkomst woning | Een vorm die aan artikel 6:227a BW voldoet |
| Grote bedragen of een verwachte discussie | Gekwalificeerde handtekening |
| Levering van een huis, testament | Notaris |
Zo onderteken je met KovaPDF
- PDF ondertekenen: teken, typ of upload je handtekening en zet hem op de pagina. Een gewone elektronische handtekening, prima voor formulieren en dagelijkse documenten. Geen account en geen certificaat nodig. Het bestand laat zelf niet zien of het later is aangepast.
- Digitale handtekening: onderteken met je eigen certificaat, als .pfx- of .p12-bestand of op een USB-token of smartcard. Je krijgt een cryptografische handtekening volgens de Europese PDF-standaard, met een vertrouwd tijdstempel. Met een certificaat als bestand is dat hooguit een geavanceerde handtekening. Of een handtekening met token of smartcard gekwalificeerd is, hangt af van je certificaat en je middel; dat vertelt je aanbieder. KovaPDF geeft zelf geen certificaten uit.
- Handtekeningen aanvragen: stuur een PDF naar anderen om te tekenen. Hiervoor heb je een account nodig; wie tekent, heeft er geen nodig. Iedereen krijgt het ondertekende exemplaar met een voltooiingscertificaat, verzegeld met een tijdstempel. In eIDAS-termen zijn dat gewone elektronische handtekeningen, met sterk bewijs van wie wanneer tekende.
Heb je een ondertekende PDF gekregen en wil je weten wat de handtekening waard is? Met PDF-handtekening verifiëren zie je of het document na ondertekening is gewijzigd, wie er tekende en of het volgens de Europese vertrouwenslijsten een gekwalificeerde handtekening is.
Veelgestelde vragen
Is een handtekening in een PDF rechtsgeldig?
Ja. Een handtekening die je in een PDF tekent, typt of als plaatje invoegt, is een gewone elektronische handtekening. Volgens artikel 3:15a BW heeft die dezelfde rechtsgevolgen als een handtekening op papier, als de manier van ondertekenen betrouwbaar genoeg is voor het doel. Bij een conflict telt vooral wat je kunt bewijzen.
Is een gescande handtekening rechtsgeldig?
In principe wel, als gewone elektronische handtekening. Een rechter mag hem niet weigeren alleen omdat hij elektronisch is. Omdat een scan makkelijk te kopiëren is, is de bewijskracht wel laag. Bewaar de mail waarmee het document is verstuurd en gebruik voor belangrijke afspraken een digitale handtekening met certificaat.
Mag ik mijn arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen?
Ja. Een arbeidsovereenkomst heeft geen vormeis. Een proeftijd en een concurrentiebeding moeten wel schriftelijk (artikel 7:652 en 7:653 BW). Volgens artikel 6:227a BW kan dat ook elektronisch, als de echtheid, het tijdstip en de identiteit van beide partijen voldoende vaststaan en jullie het document allebei kunnen raadplegen.
Kan ik met DigiD een document ondertekenen?
Nee. DigiD is bedoeld om in te loggen bij de overheid en andere organisaties, niet om documenten te ondertekenen. Voor een gekwalificeerde handtekening ga je in Nederland naar een erkende vertrouwensdienstverlener.
Is een digitale handtekening in België rechtsgeldig?
Ja. Ook in België geldt eIDAS, en artikel 8.1, 2° van het Burgerlijk Wetboek erkent een handtekening die elektronisch is aangebracht. Met je eID of de itsme-app kun je in België een gekwalificeerde handtekening zetten, die gelijkstaat aan een handtekening op papier.