Gidsen

PDF omzetten naar PDF/A en het profiel controleren

In het kort

Kies het gevraagde PDF/A-profiel, zet het document om en controleer of de uitvoer voor dat profiel is gevalideerd. Vergelijk ook inhoud en weergave met het origineel. Formaatconformiteit bewijst niet dat de gegevens juist zijn of dat elke procedure dit bestand accepteert.

3 min leestijd

PDF naar PDF/AZet elke PDF om naar PDF/A voor langetermijnarchivering. Je document wordt eerst gecontroleerd, elke wijziging wordt in gewone taal uitgelegd en het resultaat wordt gevalideerd tegen de standaard voordat je het downloadt.

Welk profiel heeft de ontvanger nodig?

PDF/A is een familie van archiefformaten. Neem de precieze aanduiding uit de instructie over, bijvoorbeeld PDF/A-2b als juist dat wordt gevraagd. Het hoogste versienummer vervangt niet automatisch de eisen van een bestaande bewaaromgeving of een ontvangstsysteem.

Is het profiel niet duidelijk, vraag dan naar het doel. De visuele weergave bewaren, tekens betrouwbaar kunnen uitlezen en de documentstructuur vastleggen zijn verschillende eigenschappen. Maak van een technische voorkeur geen verzonnen algemene verplichting.

Een gekozen archiefprofiel wordt vergeleken met de omzetting en het validatierapport — De naam PDF/A vervangt geen controle tegen het juiste profiel.

Wat kan door de omzetting veranderen?

Open PDF naar PDF/A en lees de analyse van je bestand. Lettertypen, kleuren, interactieve onderdelen, bijlagen en beveiliging kunnen aanpassing vragen. Bekijk het voorgestelde werk voordat je de archiefkopie maakt.

PDF/A staat geen bestandsversleuteling toe. Dat betekent niet dat vertrouwelijke stukken openbaar moeten worden bewaard: regel de toegang in een geschikte opslagomgeving. Een onbekend openingswachtwoord wordt niet opgelost door een archiefprofiel te kiezen.

Wordt een scan hiermee vanzelf doorzoekbaar?

Nee. De omzetting kan het paginabeeld bewaren zonder nieuwe woorden te herkennen. Heb je zoeken of kopiëren nodig, controleer dan de tekstlaag en gebruik zo nodig OCR voor de scan. Vergelijk namen en cijfers voordat je de definitieve archiefkopie maakt.

Een zichtbare handtekening bewijst ook niet dat de oorspronkelijke handtekeninggegevens zijn overgenomen. Bewaar het ontvangen digitaal ondertekende bestand apart wanneer dat later controleerbaar moet blijven. Een omzetting maakt een andere versie.

Wat zegt het validatierapport precies?

Bekijk welk profiel werkelijk is gecontroleerd en of de controle is geslaagd. Alleen een vermelding in documenteigenschappen is onvoldoende. Lukt een conforme uitvoer niet, gebruik dan de genoemde oorzaak voor de volgende stap; een andere extensie herstelt de interne structuur niet.

Vergelijk daarna pagina-aantal, tabellen, bijzondere tekens en bijlagen met de bron. Een onjuist bedrag kan technisch prima in PDF/A staan. Rond het samenvoegen en de paginavolgorde af vóór de laatste validatie. Een latere wijziging vraagt om controle van die nieuwe versie.

Veelgestelde vragen

Is PDF/A in de bestandsnaam voldoende?

Nee. Het document moet tegen het benodigde profiel worden gecontroleerd.

Voegt PDF/A automatisch OCR toe?

Nee. Archiefformaat en tekstherkenning zijn afzonderlijke stappen.

Kan een PDF/A een openingswachtwoord houden?

PDF/A staat bestandsversleuteling niet toe. Gebruik een passende bewaaromgeving met toegangsbeheer.

Geldt het rapport nog nadat ik pagina’s toevoeg?

Het rapport hoort bij het gecontroleerde bestand. De nieuwe samenstelling moet opnieuw worden gevalideerd.