Gidsen
PDF-bestanden samenvoegen en de volgorde controleren
In het kort
Voeg de bestanden toe, kies de leesvolgorde en controleer de samengevoegde download op de overgangen. Het samenvoegen herstelt geen verkeerde versie en voorkomt niet vanzelf dubbele bijlagen. Bewaar de afzonderlijke originelen, zeker als een digitale handtekening controleerbaar moet blijven.
Wat hoort in het gezamenlijke dossier?
Voor een onderhoudsoverleg wil je misschien het verslag, een offerte en een tekening samen versturen. Maak eerst een lijst van de juiste stukken en hun volgorde. Bestandsnamen die bijna gelijk zijn, kunnen toch een andere prijs of een ander besluit bevatten.
Open het begin en het einde van ieder bestand. Een bijlage kan al in een andere pdf zitten. De alfabetische sortering helpt bij het zoeken, maar bepaalt niet automatisch hoe iemand het dossier moet lezen.
Hoe voeg je de stukken samen?
Open PDF samenvoegen, voeg de bestanden toe en zet ze in de gewenste volgorde. Maak de uitvoer en bewaar die onder een herkenbare nieuwe naam. Laat de afzonderlijke ontvangen stukken beschikbaar in je administratie.
Onze eigen proef voegde delen van drie en zes pagina’s samen tot negen pagina’s. De delen kwamen gedeeltelijk uit dezelfde bron en bevatten dus herhaling. Het aantal was correct opgeteld, maar het resultaat was daarmee nog geen dossier zonder dubbelen. Controleer daarom elke overgang tussen de stukken.
Moet elke pagina hetzelfde papierformaat hebben?
Een brede tekening kan naast een staande brief passen zonder dat je de tekening onleesbaar klein hoeft te maken. Beoordeel het resultaat op het scherm en, indien nodig, de manier waarop het wordt afgedrukt. Het automatisch passend maken in een leesvenster is niet hetzelfde als de gewenste afdrukschaal.
Staat één blad verkeerd, gebruik dan de pagina-indeling voor een gerichte correctie. Blijkt het complete bestand te groot voor de ontvanger, stel dan een maximale bestandsgrootte in op de uiteindelijke kopie. Zo voorkom je onnodig vaak opnieuw verwerken van losse stukken.
Wat controleer je bij formulieren en handtekeningen?
Moeten velden invulbaar blijven, probeer dan de belangrijke velden in het samengevoegde bestand. Alleen zichtbare tekst bewijst niet dat de waarden en keuzes nog op de gewenste manier werken. Een leesdossier en een werkformulier hebben verschillende doelen.
Een zichtbaar handtekeningbeeld betekent ook niet dat de nieuwe verzameling digitaal is ondertekend door de oorspronkelijke ondertekenaar. Houd voor een controle de originele ondertekende bestanden apart. Je kunt een leesdossier meesturen zonder de noodzakelijke originele bewijsstukken ermee te vervangen.
Veelgestelde vragen
Bewijst het juiste aantal pagina’s dat er geen dubbelen zijn?
Nee. Verschillende stukken kunnen dezelfde bladen bevatten. Lees de inhoud en controleer de overgangen.
Moeten alle stukken naar A4 worden verkleind?
Niet vanzelf. Behoud de leesbaarheid van tekeningen en brede tabellen en beoordeel het gewenste gebruik.
Ondertekent een handtekening in een bijlage het hele nieuwe dossier?
Nee. Behandel de gezamenlijke kopie niet als het oorspronkelijke digitaal ondertekende bestand.
Wanneer verklein ik het bestand voor een upload?
Na het vaststellen van de definitieve samenstelling, als de ontvanger één gezamenlijke bijlage verwacht.