Ratgeber
PDF in Word umwandeln: Text und Layout richtig prüfen
Kurz gesagt
Um ein PDF in Word umzuwandeln, öffnen Sie die Datei im Konverter und laden das Ergebnis als DOCX herunter. Prüfen Sie anschließend Absätze, Tabellen und Seitenumbrüche, bevor Sie weiterarbeiten. Bei einem Scan muss der Text erst erkannt werden; eine optisch ähnliche Word Datei ist noch keine fehlerfreie Abschrift.
Bei unserer Probe mit sechs A4 Seiten erzeugte PDF in Word eine DOCX Datei mit 8.836 Byte und bearbeitbarem Text. Das ist ein Beispiel für eine schlichte Textvorlage, keine Zusage für die Größe oder das Layout Ihrer Datei.
Erst prüfen, ob eine Umwandlung nötig ist
Sie haben ein altes Anschreiben nur noch als PDF und möchten die Adresse ändern. Dafür ist eine bearbeitbare Datei praktisch. Müssen Sie dagegen nur eine Seite ergänzen oder Unterlagen für eine Bewerbung zusammenstellen, brauchen Sie keine Umwandlung. Jede Konvertierung versucht, aus dem festen Seitenbild wieder eine Textstruktur zu gewinnen. Das schafft vermeidbare Nacharbeit, wenn es eigentlich nur um die Reihenfolge der Seiten geht.
Suchen Sie zunächst nach der ursprünglichen Textdatei. Vielleicht liegt sie im Ordner der letzten Bewerbung oder als Anhang einer älteren Nachricht. Das Original enthält Absatzformate, Tabellen und Bilder bereits in der vorgesehenen Struktur. Ein PDF speichert dagegen vor allem, wo etwas auf einer Seite steht. Deshalb kann ein Konverter das Erscheinungsbild nachbauen, aber nicht jede frühere Formatierungsentscheidung erkennen.
So wandeln Sie die Datei um
- Öffnen Sie PDF in Word und wählen Sie Ihre PDF Datei aus.
- Warten Sie auf das Ergebnis. Bei einer umfangreichen Datei lassen Sie die Seite geöffnet, bis die Ausgabe bereitsteht.
- Laden Sie die DOCX Datei herunter und speichern Sie sie unter einem neuen Namen. Behalten Sie das PDF als Vergleich.
- Öffnen Sie das Ergebnis in Ihrem Textprogramm. Kontrollieren Sie die erste Seite und mindestens eine Seite mit Tabelle, Bild oder ungewöhnlicher Gliederung.
- Nehmen Sie die Änderungen vor. Exportieren Sie die fertige Fassung erneut als PDF, wenn der Empfänger ein PDF verlangt.
Bei einem Anschreiben können Sie nun beispielsweise Anschrift und Betreff ersetzen. Prüfen Sie danach den unteren Seitenrand. Eine längere Firmenadresse oder ein zusätzlicher Absatz kann eine zweite Seite auslösen, obwohl die Ausgangsdatei nur eine Seite hatte. Die Seitenzahl ist daher ein guter erster Hinweis, aber kein ausreichender Qualitätscheck.
Textdatei oder eingescannte Seite?
Versuchen Sie im PDF, ein einzelnes Wort zu markieren und zu kopieren. Funktioniert das, gibt es meist eine Textschicht. Markiert der Betrachter nur die gesamte Seite als Bild, handelt es sich möglicherweise um einen Scan. Manchmal liegt ein unsichtbar erkannter Text hinter dem Bild. Deshalb lohnt es sich, den kopierten Satz tatsächlich in ein leeres Dokument einzufügen und zu lesen.
Eine Textschicht kann ebenfalls Fehler enthalten. Aus einer eingelesenen Rechnung wird etwa aus dem Buchstaben O eine Null oder aus einem kleinen l eine Eins. Kontrollieren Sie Namen, Beträge und Kennzeichen besonders sorgfältig. Wenn die Vorlage unscharf ist, macht eine Umwandlung die fehlende Information nicht wieder sichtbar. Eine neue, gerade Aufnahme bei besserem Licht kann mehr bringen als mehrere Konvertierungsversuche derselben schlechten Vorlage.
Warum das Layout verrutscht
Im PDF können einzelne Wörter an festen Koordinaten liegen, ohne dass ein zusammenhängender Absatz gespeichert ist. Das Textprogramm benötigt dagegen Absätze, Zeilenabstände und Seitenränder. Bei der Rekonstruktion kann aus einer Zeile daher ein eigener Absatz werden. Dann verschiebt eine kleine Änderung alle folgenden Zeilen anders, als Sie erwarten.
Blenden Sie nach dem Öffnen die Absatzzeichen ein. Finden Sie am Ende jeder sichtbaren Zeile einen Absatzwechsel, fassen Sie zusammengehörige Zeilen vorsichtig zusammen. Verwenden Sie für den Abstand danach die Absatzformatierung. Viele Leerzeichen als Einrückung sehen zunächst passend aus, brechen aber bei einer anderen Schrift oder einem längeren Wort schnell auseinander.
Bei einer zweispaltigen Broschüre ist zusätzlich die Lesereihenfolge wichtig. Lesen Sie einen Absatz über den Spaltenwechsel hinweg. Stimmen die Sätze noch zusammen? Ein schönes Seitenbild kann verbergen, dass Text aus der rechten Spalte zwischen zwei Sätzen der linken gelandet ist. Für eine einfache Überarbeitung ist dann eine neu aufgebaute einspaltige Fassung oft besser als die Reparatur jedes einzelnen Textkastens.
Tabellen und Zahlen kontrollieren
Eine Tabelle ist nur dann gut bearbeitbar, wenn Werte in den richtigen Zellen stehen. Prüfen Sie Überschriften, zusammengefasste Zellen und den Übergang auf eine zweite Seite. Rahmenlinien im PDF beweisen noch nicht, dass die Ausgabe eine echte Tabelle enthält. Klicken Sie in eine Zelle und testen Sie, ob sich mit der Tabulatortaste sinnvoll zur nächsten wechseln lässt.
Bei einer Kostenaufstellung vergleichen Sie außerdem Dezimalkommas und Tausenderpunkte. Eine sichtbare Zahl sollte nicht unbemerkt ihren Wert ändern. Rechnen Sie eine vorhandene Summe anhand der Einzelbeträge nach, wenn Sie die Tabelle weiterverwenden. Enthält der Anhang vor allem Zahlen, ist eine Tabellenkalkulation möglicherweise das passendere Zielformat als ein Textdokument.
Bewerbungsunterlagen nicht unnötig verändern
Für eine Bewerbung ist die bearbeitbare Fassung Ihres Lebenslaufs nützlich. Ein Zeugnis sollten Sie dagegen als unveränderten Nachweis behandeln. Übernehmen Sie daraus nur Angaben, die Sie für Ihren Lebenslauf benötigen. Erstellen Sie keine scheinbar originale Zeugnisfassung mit geänderten Einträgen. Die Umwandlung hilft beim Bearbeiten eigener Texte und ersetzt keine neue Ausstellung durch die zuständige Stelle.
Zum Versand lesen Sie Bewerbungsunterlagen in einer PDF zusammenfügen. Anschreiben, Lebenslauf und Nachweise müssen nicht alle denselben Bearbeitungsschritt durchlaufen. Stellen Sie erst Ihre eigenen Dokumente fertig und fügen Sie anschließend die endgültigen PDF Dateien zusammen. So bleibt klar, welche Datei ein Nachweis und welche Ihr eigener Text ist.
Unterschriften und vertrauliche Inhalte
Ein sichtbares Unterschriftsbild kann in der Word Ausgabe als Bild erhalten bleiben. Eine prüfbare digitale Signatur wird dadurch aber nicht zu einer Signatur des neuen Dokuments. Bewahren Sie das signierte PDF im Original auf. Wenn eine neue unterschriebene Fassung gebraucht wird, muss die bearbeitete Version erneut im vereinbarten Verfahren unterschrieben werden.
Prüfen Sie vor dem Hochladen auch, ob Sie die Unterlagen verarbeiten dürfen. Der Konvertierungsweg kann je nach Datei eine Verarbeitung auf dem Server benötigen. Verwenden Sie für einen ersten Versuch einen unkritischen Auszug, wenn Sie nur wissen möchten, wie Ihr Layout übernommen wird. Entfernen Sie vertrauliche Daten nicht durch ein weißes Rechteck: Verdecken und endgültiges Entfernen sind unterschiedliche Vorgänge.
Die letzte Prüfung vor dem Versand
Öffnen Sie das fertige PDF neben dem ursprünglichen Dokument. Vergleichen Sie Überschriften, Fußnoten und die letzte Zeile jeder Seite. Suchen Sie nach einem Namen mit Umlaut, einer längeren Zahl und einem Wort mit einem Sonderzeichen. Damit entdecken Sie häufig Fehler, die bei einem schnellen Blick auf das Deckblatt verborgen bleiben.
Kontrollieren Sie schließlich den Dateianhang selbst. Senden Sie die richtige Fassung, ohne versehentlich die bearbeitbare Arbeitsdatei oder den alten Entwurf anzuhängen. Ist das neue PDF für die Bewerbung zu groß, hilft der Artikel PDF zu groß für die E Mail. Eine erneute Umwandlung in Word ist dafür gewöhnlich kein sinnvoller Umweg.
Enthält die PDF-Vorlage nur Bilder, prüfen Sie die Texterkennung des Scans, bevor Sie den Text weiterverwenden. Für eine geplante Präsentation erläutert PowerPoint und PDF, welche bearbeitbaren Elemente aus der Seite entstehen können.