PDF unterschreiben ohne Drucken: So geht es

Das Formular kommt als PDF, darunter steht „Bitte unterschrieben zurücksenden“. Früher hieß das: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, verschicken. Wenn kein Drucker im Haus ist, wird daraus ein Ausflug in den Copyshop. Das muss nicht sein. Sie können das PDF direkt am Bildschirm unterschreiben, am Computer genauso wie auf dem Handy.

Schritt für Schritt am Computer

1. Öffnen Sie PDF unterschreiben und wählen Sie Ihr PDF aus. Auch ein Word-Dokument (.docx, .doc), eine OpenDocument-Datei (.odt) oder ein Foto einer Seite (JPG, PNG, WebP) geht: Es wird zuerst in ein PDF umgewandelt und öffnet sich dann zum Unterschreiben.
2. Erstellen Sie Ihre Unterschrift. Sie haben drei Möglichkeiten: mit der Maus oder dem Touchpad zeichnen, Ihren Namen tippen und eine Handschrift auswählen, oder ein Foto Ihrer Unterschrift auf Papier hochladen. Unter Tintenfarbe wählen Sie vorher Blau oder Schwarz.
3. Setzen Sie die Unterschrift auf die Seite, ziehen Sie sie auf die Unterschriftszeile und passen Sie die Größe an einer Ecke an.
4. Ergänzen Sie, was das Formular sonst noch verlangt: Datum, Ihren Namen, Initialen, einen Haken oder ein Kreuz in einem Kästchen oder eine weitere Textzeile.
5. Laden Sie das unterschriebene PDF herunter und schicken Sie es zurück.

Ein Konto brauchen Sie dafür nicht, und ein Zertifikat auch nicht.

Auf dem iPhone oder Android-Handy

Auf dem Handy funktioniert es genauso, im Browser und ohne App. Die Werkzeuge zum Unterschreiben liegen in einer Leiste am unteren Bildschirmrand, die Sie einklappen können, damit Sie die Seite sehen. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger und ziehen Sie sie dann ebenfalls mit dem Finger an ihren Platz.

Die eigene Unterschrift vom Papier übernehmen

Eine mit der Maus gezeichnete Unterschrift sieht selten aus wie die echte. Wenn Sie Ihre gewohnte Unterschrift im PDF haben möchten, nehmen Sie ein Foto davon:

• Unterschreiben Sie mit einem dunklen, nicht zu dünnen Stift auf weißem Papier.
• Fotografieren Sie bei Tageslicht gerade von oben, ohne Schatten von Hand oder Handy.
• Laden Sie das Foto als Unterschrift hoch.

Das weiße Papier um die Tinte wird automatisch entfernt. Auf der Seite landet nur die Unterschrift, sie wirkt wie Tinte und nicht wie ein eingeklebtes Rechteck. Das passiert in Ihrem Browser. Ein hochgeladenes Foto behält seine eigene Farbe, die Einstellung der Tintenfarbe gilt dafür nicht.

Mehrseitige Verträge: Initialen auf jeder Seite

Manche Verträge verlangen auf jeder Seite ein Kürzel. Setzen Sie Ihre Initialen einmal, klicken Sie darauf und drücken Sie „Auf alle N Seiten kopieren“ (statt N steht dort die Seitenzahl Ihres Dokuments). Die Initialen erscheinen dann an derselben Stelle auf jeder Seite. Ein zweiter Klick setzt keine zweite Kopie.

Name und Datum werden als echter Text gespeichert. Sie bleiben scharf und lassen sich im fertigen PDF suchen und kopieren. Das Datum ist heute, wenn Sie kein anderes wählen.

Reicht diese Unterschrift rechtlich?

Für die meisten Alltagsdokumente ja: Formulare, Bestätigungen, Aufträge und viele Verträge. Eine so gesetzte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur, und die meisten Verträge sind in Deutschland formfrei.

Es gibt aber Dokumente, bei denen das Gesetz die Schriftform verlangt, zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, die Kündigung der Wohnung oder die Befristung eines Arbeitsvertrags. Dort reicht keine Unterschrift, die ins PDF gesetzt wurde. Welche Dokumente das sind, steht im Beitrag Elektronische Signatur: Wann ist sie rechtsgültig?, und warum der Scan dort scheitert, in Eingescannte Unterschrift: Ist sie rechtsgültig?.

Bedenken Sie außerdem: Eine Unterschrift als Bild auf der Seite beweist später nicht, dass niemand den Text danach geändert hat. Bei Verträgen, über die gestritten werden könnte, ist eine Signatur mit Zertifikat die bessere Wahl. Mit Digitale Signatur signieren Sie mit einer Zertifikatsdatei, und jede spätere Änderung am Dokument wird in PDF-Programmen, die Signaturen prüfen, sichtbar.

Vor dem Zurückschicken

Öffnen Sie das heruntergeladene PDF einmal und prüfen Sie kurz:

• Sitzt die Unterschrift auf der Linie und nicht über gedrucktem Text?
• Stimmt das Datum, und ist es so geschrieben, wie das Formular es erwartet?
• Haben Sie alle Stellen erwischt? Manche Formulare wollen eine Unterschrift auf der letzten Seite und zusätzlich an einer Stelle weiter vorne, etwa bei einer Einwilligung.

Geben Sie der Datei dann einen Namen, an dem der Empfänger sie erkennt, zum Beispiel „Antrag_Nachname_unterschrieben.pdf“, und hängen Sie sie an Ihre Antwort.

Wenn andere unterschreiben sollen

„PDF unterschreiben“ ist für Ihre eigene Unterschrift gedacht. Sollen eine oder mehrere andere Personen unterschreiben, etwa Vermieter und Mieter oder zwei Geschäftspartner, nehmen Sie Unterschriften anfordern. Sie legen fest, wer wo unterschreibt, und jede Person bekommt per E-Mail ihren eigenen Link und unterschreibt im Browser. Wer die Anfrage verschickt, braucht dafür ein kostenloses Konto, wer unterschreibt, nicht. Am Ende erhalten alle das unterschriebene PDF mit einem Abschlussprotokoll.

Was mit Ihrer Unterschrift passiert

Ihre gezeichnete oder getippte Unterschrift existiert nur in diesem Browser-Tab, solange Sie arbeiten. Beim Speichern wird sie in Ihr PDF geschrieben, und die Arbeitskopie wird gelöscht, sobald die Datei fertig ist. Gespeichert wird Ihre Unterschrift nirgends, Sie erstellen sie beim nächsten Mal einfach neu.