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Eingescannte Unterschrift: Ist sie rechtsgültig?
Eine eingescannte Unterschrift ist rechtlich nur eine einfache elektronische Signatur: Sie genügt überall, wo keine Form vorgeschrieben ist oder Textform reicht, aber nie dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei der Befristung eines Arbeitsvertrags oder der Kündigung einer Wohnung.
Unterschrift einmal auf Papier, einscannen, als Bild speichern und ab dann in jedes PDF einfügen: So machen es viele, privat wie im Büro. Meist geht das gut. Es gibt aber Dokumente, bei denen genau diese Abkürzung den ganzen Vertrag oder die Kündigung unwirksam macht. Hier lesen Sie, wo die Grenze verläuft.
Was eine eingescannte Unterschrift rechtlich ist
Ein Scan ist ein Bild Ihrer Unterschrift, also eine Kopie. Wer das Bild in ein PDF setzt, hat nicht eigenhändig unterschrieben, sondern eine gespeicherte Abbildung eingefügt. Nach der eIDAS-Verordnung ist das eine einfache elektronische Signatur: Daten, die mit dem Dokument verbunden sind und mit denen jemand unterzeichnet.
Daraus folgen zwei Dinge:
- Eine eingescannte Unterschrift ist keine eigenhändige Namensunterschrift im Sinne von § 126 BGB. Die Schriftform erfüllt sie deshalb nicht.
- Sie ist auch keine qualifizierte elektronische Signatur. Die elektronische Form nach § 126a BGB, die die Schriftform ersetzen könnte, erfüllt sie ebenfalls nicht.
Wo eine eingescannte Unterschrift reicht
Überall dort, wo das Gesetz keine Form verlangt oder Textform genügt. Das ist der Großteil des Alltags:
- Angebote annehmen, Aufträge und Bestellungen bestätigen
- die meisten Kauf- und Dienstleistungsverträge
- ein unbefristeter Arbeitsvertrag (der Vertrag selbst ist formfrei)
- Kündigungen von Verträgen mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen, etwa Handy, Strom, Streaming oder Fitnessstudio: Die AGB dürfen nach § 309 Nr. 13 BGB keine strengere Form als die Textform verlangen. Dafür braucht es nicht einmal eine Unterschrift, eine E-Mail mit Ihrem Namen reicht in der Regel.
Rechtsgültig heißt hier aber nicht automatisch beweissicher. Ein Bild lässt sich kopieren und in jedes andere Dokument setzen. Bestreitet die andere Seite später, dass Sie unterschrieben haben, oder behauptet sie, der Text sei danach geändert worden, hilft Ihnen der Scan wenig.
Wo sie nicht reicht
Überall, wo das Gesetz die Schriftform verlangt. Die wichtigsten Fälle aus dem Alltag:
| Dokument | Vorschrift | Was stattdessen nötig ist |
|---|---|---|
| Befristung eines Arbeitsvertrags | § 14 Abs. 4 TzBfG | Eigenhändige Unterschrift oder QES |
| Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, Aufhebungsvertrag | § 623 BGB | Nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift, elektronische Form ausgeschlossen |
| Kündigung einer Mietwohnung | § 568 Abs. 1 BGB | Schriftform |
| Bürgschaft | § 766 BGB | Papier, elektronische Form ausgeschlossen |
| Wohnungsmietvertrag fest für mehr als ein Jahr | § 550 BGB | Schriftform, sonst gilt der Vertrag als unbefristet |
Das Urteil zur Befristung mit eingescannter Unterschrift
Wie ernst Gerichte das nehmen, zeigt ein Fall des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg (Urteil vom 16. März 2022, Az. 23 Sa 1133/21). Eine Zeitarbeitsfirma hatte einer Mitarbeiterin über Jahre mehr als zwanzig befristete Verträge geschickt, jeweils mit der eingescannten Unterschrift des Geschäftsführers. Die Mitarbeiterin unterschrieb ihr Exemplar und schickte es per Post zurück.
Das Gericht entschied: Für eine wirksame Befristung reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus. Die Schriftform verlange eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur, und ein Scan sei weder das eine noch das andere. Die Befristung war unwirksam, das Arbeitsverhältnis lief weiter. Dass die Mitarbeiterin das Verfahren jahrelang mitgemacht hatte, änderte daran nichts.
Kündigung der Wohnung per E-Mail oder PDF
Eine Wohnungskündigung als PDF mit eingefügter Unterschrift, per E-Mail verschickt, erfüllt die schriftliche Form nach § 568 BGB nicht. Das Mietverhältnis läuft dann einfach weiter, und die Kündigungsfrist beginnt erst mit einem formgerechten Schreiben. Der sichere Weg ist ein Brief mit eigenhändiger Unterschrift, den Sie so verschicken, dass Sie den Zugang beweisen können.
Österreich und Schweiz
Auch in Österreich und in der Schweiz ist es die qualifizierte elektronische Signatur, die eine gesetzlich verlangte Unterschrift elektronisch ersetzt (in Österreich nach § 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz, in der Schweiz nach Art. 14 Abs. 2bis Obligationenrecht, dort zusätzlich mit qualifiziertem Zeitstempel). Ein Scan genügt in beiden Ländern nicht, wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt.
So nutzen Sie Ihre eingescannte Unterschrift sauber
Für alles, wo sie reicht, soll sie wenigstens gut aussehen. Ein häufiges Problem: Der Scan bringt einen weißen oder grauen Kasten mit, der über Linien und Text des Formulars liegt.
- Unterschreiben Sie mit einem dunklen Stift auf weißem Papier und fotografieren Sie die Unterschrift bei Tageslicht gerade von oben.
- Öffnen Sie Ihr Dokument in PDF unterschreiben und laden Sie das Foto als Unterschrift hoch. Das weiße Papier um die Tinte wird automatisch entfernt, auf der Seite landet nur die Unterschrift selbst. Das passiert in Ihrem Browser.
- Ziehen Sie die Unterschrift an die richtige Stelle, passen Sie die Größe an den Ecken an und ergänzen Sie bei Bedarf Datum und Namen.
- Laden Sie das unterschriebene PDF herunter.
Wenn Sie mehr Beweiskraft brauchen, ohne dass das Gesetz eine Form verlangt, gibt es zwei bessere Wege. Mit Unterschriften anfordern unterschreibt jede Person selbst über ihren eigenen Link, und das fertige PDF enthält ein Abschlussprotokoll und wird mit einem Zeitstempel versiegelt. Mit Digitale Signatur signieren Sie mit einem Zertifikat, sodass jede spätere Änderung am Dokument erkennbar ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt beides nicht und lässt sich mit KovaPDF nicht erstellen. Wie die Stufen zusammenhängen, steht im Beitrag Elektronische Signatur: Wann ist sie rechtsgültig?.
Häufige Fragen
Ist ein Vertrag mit eingescannter Unterschrift gültig?
Ja, wenn das Gesetz für diesen Vertrag keine Schriftform verlangt, und das gilt für die meisten Verträge. Verlangt das Gesetz die Schriftform, etwa bei der Befristung eines Arbeitsvertrags oder einer Bürgschaft, ist die eingescannte Unterschrift nicht ausreichend.
Kann ich meine Wohnung mit einem unterschriebenen PDF per E-Mail kündigen?
Nein. Die Kündigung einer Mietwohnung braucht nach § 568 BGB die schriftliche Form. Ein PDF mit eingefügter oder eingescannter Unterschrift erfüllt sie nicht. Schicken Sie einen eigenhändig unterschriebenen Brief und sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang beweisen können.
Reicht eine eingescannte Unterschrift für einen befristeten Arbeitsvertrag?
Nein. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat 2022 entschieden (Az. 23 Sa 1133/21), dass eine eingescannte Unterschrift die Schriftform der Befristung nicht erfüllt. Die Befristung war unwirksam, der Vertrag galt als unbefristet.
Wie bekomme ich den weißen Hintergrund aus meiner eingescannten Unterschrift?
Laden Sie das Foto oder den Scan in „PDF unterschreiben“ als Unterschrift hoch. Das weiße Papier um die Tinte wird automatisch entfernt, sodass auf der Seite nur die Unterschrift liegt und kein Kasten über dem Formular.
Ist ein Fax besser als ein Scan?
Bei der Schriftform nicht. Auch ein Fax überträgt nur eine Kopie der Unterschrift. Wo das Gesetz die eigenhändige Unterschrift verlangt, muss das unterschriebene Original beim Empfänger ankommen.