Bewerbungsunterlagen in eine PDF-Datei zusammenfügen

„Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen in einer PDF-Datei.“ Dieser Satz steht in vielen Stellenanzeigen, und er hat einen guten Grund: Wer Bewerbungen sichtet, will eine Datei öffnen und von vorne nach hinten durchblättern, nicht sieben Anhänge einzeln. Ein Lebenslauf als Word-Datei, Zeugnisse als Handyfotos und das Anschreiben im E-Mail-Text wirken dagegen unfertig. So wird aus Ihren Unterlagen eine saubere PDF.

Die übliche Reihenfolge

In Deutschland hat sich diese Reihenfolge eingebürgert:

1. Deckblatt (freiwillig, mit Foto, Namen und Kontaktdaten)
2. Anschreiben
3. Lebenslauf
4. Motivationsschreiben oder „Dritte Seite“, falls Sie eine haben
5. Arbeitszeugnisse, das neueste zuerst
6. Ausbildungs- oder Studienzeugnisse
7. Schulabschlusszeugnis
8. Zertifikate und Weiterbildungen, nach Bedeutung für die Stelle

Lässt das Bewerbungsportal das Anschreiben in einem eigenen Feld hochladen, halten Sie sich an das Portal. Entscheidend ist immer, was die Stellenanzeige verlangt.

Schritt 1: Jedes Dokument wird ein PDF

Zusammenfügen lassen sich nur PDFs. Bringen Sie deshalb zuerst alles in dieses Format:

• Anschreiben und Lebenslauf aus Word: Speichern Sie die Datei in Word direkt als PDF, oder wandeln Sie sie mit Word in PDF um. Prüfen Sie danach, ob Schriften und Zeilenumbrüche stimmen.
• Zeugnisse auf Papier: Fotografieren Sie jede Seite und machen Sie aus den Fotos mit JPG in PDF ein PDF. Legen Sie das Blatt dazu flach auf einen dunklen Untergrund, fotografieren Sie bei Tageslicht gerade von oben und achten Sie darauf, dass alle vier Ecken zu sehen sind.
• Zeugnisse, die Sie schon als PDF haben: Die können Sie direkt verwenden.

Leere Rückseiten haben in einer Bewerbung nichts zu suchen. Wenn ein Scan sie enthält, entfernen Sie diese Seiten, bevor Sie alles zusammenfügen.

Schritt 2: Die Dateien zusammenfügen

1. Öffnen Sie PDF zusammenfügen und fügen Sie alle PDFs hinzu.
2. Jede Datei erscheint als nummerierte Karte mit ihrer ersten Seite. Bringen Sie die Karten mit den Pfeilen in die Reihenfolge von oben, oder entfernen Sie eine Karte, die nicht hineingehört.
3. Klicken Sie auf „PDFs zusammenfügen“ und laden Sie die fertige Datei herunter.

Die Seiten werden dabei unverändert übernommen. Text bleibt scharf, Bilder verlieren nichts. Und weil Bewerbungsunterlagen viele persönliche Daten enthalten, ist eines hier besonders angenehm: Das Zusammenfügen erledigt Ihr Browser. Die Dateien verlassen Ihr Gerät nicht.

Schritt 3: Die Größe prüfen

Weil beim Zusammenfügen nichts komprimiert wird, ist die neue Datei etwa so groß wie alle Einzeldateien zusammen. Mit mehreren fotografierten Zeugnissen kommt da schnell einiges zusammen.

Nennt die Stellenanzeige oder das Portal eine Obergrenze, gilt diese. Nennt sie keine, ist eine Datei von wenigen Megabyte ein sicherer Wert, damit sie auch in einem kleinen Postfach ankommt.

Ist die Datei zu groß, verkleinern Sie sie mit PDF verkleinern:

• Die Stufe Empfohlen bringt Fotos und Scans auf etwa 150 DPI. Das ist auf dem Bildschirm klar und reicht für den Bürodrucker.
• Haben Sie eine genaue Grenze, wählen Sie statt einer Stufe die Größengrenze und tippen den Wert ein, zum Beispiel 2048 KB für 2 MB. Die Bilder werden dann Schritt für Schritt verkleinert, bis die Datei passt.
• Text wird in keiner Stufe unscharf. Kleiner werden nur die Bilder in der Datei.

Vermeiden Sie die Stufe Stark für Zeugnisse mit kleiner Schrift oder Stempeln. Sie bringt Bilder auf etwa 72 DPI, und dann werden feine Details weich.

Schritt 4: Ein Dateiname, der für Sie arbeitet

„Scan_0034.pdf“ oder „Dokument1.pdf“ landet bei Personalverantwortlichen im Sammelordner und ist später schwer zu finden. Besser ist ein Name, der sagt, von wem die Datei ist und worum es geht:

• Bewerbung_Vorname_Nachname.pdf
• Bewerbung_Vorname_Nachname_Stellenbezeichnung.pdf

Verzichten Sie auf Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen im Dateinamen. Manche Bewerbungssysteme stellen sie falsch dar.

Per E-Mail oder über ein Portal

Verschicken Sie die Bewerbung per E-Mail, gehört das Anschreiben trotzdem in die PDF. In die E-Mail selbst schreiben Sie ein paar kurze Sätze: auf welche Stelle Sie sich bewerben, dass Ihre Unterlagen im Anhang sind, und wie man Sie erreicht. Die Betreffzeile nennt die Stelle und, falls angegeben, die Kennziffer der Ausschreibung.

Bei Bewerbungsportalen gibt es oft mehrere Upload-Felder, etwa für Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse. Dann laden Sie die Dateien so hoch, wie das Portal es vorsieht, und nicht die eine Gesamt-PDF in ein einziges Feld. Kommt eine Fehlermeldung wegen der Dateigröße, hilft der Beitrag PDF zu groß für die E-Mail?, der für Upload-Formulare genauso gilt.

Vor dem Absenden: einmal durchblättern

Öffnen Sie die fertige PDF und blättern Sie sie komplett durch, so wie es die Person tun wird, die sie liest:

• Stimmt die Reihenfolge?
• Stehen alle Seiten richtig herum, oder liegt ein Zeugnis quer?
• Ist jedes Zeugnis bei normaler Zoomstufe lesbar?
• Fehlt eine Seite, etwa die zweite Seite eines Arbeitszeugnisses?
• Passen Name und Stelle im Anschreiben zur aktuellen Bewerbung?

Gerade der letzte Punkt geht oft schief, wenn man ein Anschreiben für mehrere Bewerbungen anpasst.