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PDF zu groß für die E-Mail? So verkleinern Sie es
Verkleinern Sie das PDF mit der Stufe „Empfohlen“: Fotos und Scans darin werden auf etwa 150 DPI gebracht, der Text bleibt scharf, und die Datei wird bei gescannten Dokumenten meist deutlich kleiner. Reicht das nicht, teilen Sie das Dokument und verschicken Sie es in mehreren E-Mails.
Sie hängen das PDF an, klicken auf Senden, und es kommt eine Meldung: Anhang zu groß. Oder schlimmer, die E-Mail geht raus und kommt Stunden später als unzustellbar zurück. Beides lässt sich fast immer lösen, indem Sie die Datei verkleinern. Wie das geht und woran es liegt, wenn es nicht reicht, steht hier.
Warum der Anhang abgelehnt wird
Jeder E-Mail-Anbieter begrenzt, wie groß eine Nachricht sein darf, und zwar auf beiden Seiten: beim Absender und beim Empfänger. Ihre E-Mail kann also von Ihrem Postfach problemlos verschickt werden und trotzdem beim Firmenserver Ihres Gegenübers hängen bleiben, wenn dort eine kleinere Grenze gilt. Welche Grenze Ihr Anbieter setzt, steht in seiner Hilfe.
Dazu kommt ein Effekt, den kaum jemand kennt: Anhänge werden für den Versand in Text umgewandelt, und dabei wachsen sie um etwa ein Drittel. Ein PDF mit 15 MB belegt in der E-Mail also rund 20 MB. Wenn die Grenze bei 20 MB liegt, ist schon eine Datei knapp darunter zu groß.
Warum ein PDF überhaupt so groß wird
Text braucht in einem PDF fast keinen Platz. Groß wird eine Datei durch Bilder:
- gescannte Seiten, besonders wenn der Scanner auf hohe Auflösung oder Farbe eingestellt war
- Fotos vom Handy, die eine Seite als Bild mit vielen Millionen Pixeln enthalten
- Präsentationen und Prospekte mit großen Fotos
- Dokumente, die mehrfach durch verschiedene Programme gelaufen sind
Für den Bildschirm braucht keines dieser Bilder seine volle Auflösung. Genau da setzt das Verkleinern an.
Schritt für Schritt: PDF für den E-Mail-Versand verkleinern
- Öffnen Sie PDF verkleinern und wählen Sie Ihr PDF.
- Wählen Sie eine Stufe. Für E-Mails ist Empfohlen fast immer richtig.
- Laden Sie die kleinere Datei herunter. Die Ergebnisseite zeigt die Größe vorher und nachher.
- Hängen Sie die neue Datei an Ihre E-Mail.
Die drei Stufen unterscheiden sich darin, wie stark Bilder verkleinert werden:
| Stufe | Auflösung der Bilder danach | Gut für |
|---|---|---|
| Leicht | etwa 300 DPI | Dokumente, die noch gedruckt werden sollen |
| Empfohlen | etwa 150 DPI | E-Mail, Bildschirm, Bürodrucker |
| Stark | etwa 72 DPI | die kleinste Datei, Fotos werden sichtbar weicher |
Text und Linien verlieren in keiner Stufe an Qualität. Sie sind im PDF nicht als Bild gespeichert und bleiben in jeder Vergrößerung scharf.
Wenn Sie eine genaue Grenze haben
Manchmal nennt jemand eine feste Zahl, etwa „bitte maximal 2 MB“. Dann wählen Sie statt einer Stufe die Größengrenze: 100 KB, 200 KB, 500 KB oder 1 MB, oder Sie tippen den genauen Wert ein, zum Beispiel 2048 KB für 2 MB. Die Bilder in der Datei werden Schritt für Schritt verkleinert, bis die Datei passt. Für den häufigsten Fall gibt es eine eigene Seite: PDF auf 2 MB verkleinern.
Wenn Verkleinern nicht reicht
Es gibt Dateien, die sich kaum verkleinern lassen. Ein langes Dokument, das nur aus Text besteht, ist schon nahe an seiner kleinsten Größe. Die Ergebnisseite sagt Ihnen in so einem Fall, dass die Datei bereits etwa so klein ist, wie es geht. Dann helfen andere Wege:
- Aufteilen: Mit PDF teilen schneiden Sie das Dokument in Teile, zum Beispiel Seiten 1 bis 40 und 41 bis 80, und verschicken jeden Teil in einer eigenen E-Mail. Nummerieren Sie die E-Mails im Betreff, damit nichts durcheinandergerät.
- Weniger Seiten: Hat das Dokument viele halb leere Seiten, bringt PDF-Seiten reduzieren den Inhalt auf weniger Blätter und komprimiert danach zusätzlich.
- Überflüssiges weglassen: Leere Rückseiten, doppelte Scans oder ein Anhang, den der Empfänger schon hat, müssen nicht mit.
- Link statt Anhang: Bei sehr großen Dateien, etwa Bauplänen oder Fotodokumentationen, ist ein Freigabelink aus Ihrem Cloud-Speicher der bessere Weg.
Was Sie sonst wissen sollten
- Behalten Sie das Original. Die verkleinerte Datei ist eine neue Datei. Für den Druck oder das Archiv ist das Original die bessere Kopie.
- Selten wird die Datei größer. Bei PDFs, die schon stark komprimiert waren, kann das passieren, weil die Datei neu aufgebaut wird. Das Werkzeug sagt Ihnen das. Verschicken Sie dann einfach das Original.
- Auf dem Handy geht es genauso. Seite im Browser öffnen, PDF aus den Dateien wählen, Stufe wählen, kleinere Kopie herunterladen.
- Was mit der Datei passiert: Zum Verkleinern wird sie verschlüsselt an unseren Server übertragen, dort nur kurz verarbeitet und danach gelöscht.
Häufige Fragen
Wie verkleinere ich ein PDF für den E-Mail-Versand?
Öffnen Sie „PDF verkleinern“, wählen Sie Ihr PDF und die Stufe Empfohlen und laden Sie die kleinere Kopie herunter. Fotos und Scans werden dabei auf etwa 150 DPI gebracht, was auf dem Bildschirm klar bleibt. Der Text bleibt scharf.
Warum ist mein PDF nach dem Verkleinern immer noch groß?
Weil Verkleinern vor allem Bilder kleiner macht. Ein Dokument, das fast nur aus Text besteht oder schon optimiert war, hat wenig, was sich entfernen lässt. Teilen Sie es dann in mehrere Dateien oder verschicken Sie einen Link.
Warum wird mein Anhang abgelehnt, obwohl er unter der Grenze liegt?
Anhänge werden für den Versand umgewandelt und wachsen dabei um etwa ein Drittel. Außerdem kann der Server des Empfängers eine kleinere Grenze haben als Ihr eigener Anbieter. Verkleinern Sie die Datei deshalb mit etwas Abstand zur Grenze.
Wird der Text beim Verkleinern unscharf?
Nein. Text ist im PDF nicht als Bild gespeichert und bleibt in jeder Stufe scharf, auch beim Drucken. Nur Fotos und Scans in der Datei werden kleiner.
Wie bekomme ich ein PDF unter 2 MB?
Wählen Sie in „PDF verkleinern“ statt einer Stufe die Größengrenze und tippen Sie 2048 KB ein. Die Bilder werden Schritt für Schritt verkleinert, bis die Datei passt. Klappt es nicht, liegt es meist an der Seitenzahl: Teilen Sie die Datei oder reduzieren Sie die Seiten.