ExcelとPDFの変換で表と数値を確認する方法

ExcelをPDFにする前に何を整えますか？

見積明細の金額列だけが次のページに出ると、品名との対応が読みづらくなります。元のブックで印刷範囲、用紙の向き、縮尺を確認します。全部を一枚へ押し込んで、数字が読めないほど小さくするのは別の問題です。

出力するシートも決めてください。計算用の中間シートと、相手に渡す集計表は同じとは限りません。非表示の行や長い注記も見直します。後で計算を直せるように、編集用のブックは残しておきます。

PDFになった表はどう見ますか？

ExcelからPDFへの変換で出力を作り、保存した結果を開きます。表の右端、最終ページ、繰り返す見出しを見てください。最後に一列だけ残るページがあれば、原本の印刷設定に戻って見直します。

説明文を別の文書で用意する場合はWordからPDFへの変換も参照します。説明に書いた合計と、明細の版が一致することを確かめてください。ブックの数値を更新しても、以前に作ったPDFが自動的に更新されるわけではありません。

PDFからExcelに戻す場合の確認点は？

PDFからExcelへの変換を使ったら、計算を始める前に数行を丸ごと照合します。結合されたセル、次ページに繰り返す見出し、複数行に折り返した品名は、違うセルへ分かれる場合があります。品名、数量、単位、金額が同じ行に対応しているかを追ってください。

桁区切りや「円」を含む値は、数値ではなく文字として入る可能性があります。先頭がゼロの商品コードも、数量と同じ扱いにしないようにします。表示だけでなく、セルの種類と実際に使う値を確認してください。

合計が合っていれば計算に使えますか？

PDFにあるのは表示された結果で、元の数式ではない場合があります。合計が固定の文字なら、ほかの行を直しても再計算されません。計算を続ける前に、数式やシート間の関係がどうなっているかを確かめます。

グラフを発表資料に使う場合は、PowerPointとPDFの変換も確認します。グラフの画像は、計算できる表とは別です。保存形式を指定された資料にはPDF/Aの検証が関係することもありますが、形式への適合と金額の正しさは、それぞれ確認が必要です。