PDFをPDF/Aへ変換して適合性を検証する方法

PDF/Aは単なるファイル名ですか？

PDF/Aは、文書を長い期間、安定した見た目で表示できるようにするための形式群です。表示に必要な書体などの情報を、指定の条件に従って扱います。ファイル名に「保存用」と付けても、その条件を満たす処理をしたことにはなりません。

保管先や提出先がプロファイルを指定しているなら、表記を正確に確認します。複数のPDF/A形式を、名前が似ているという理由で置き換えないでください。このページは技術的な変換を説明するもので、個別の手続きの最新条件を決めるものではありません。

変換と検証はどう行いますか？

PDF/Aへの変換で元のコピーを選び、必要なプロファイルを指定します。結果の検証報告を読んでください。ファイルをダウンロードできたことだけでは、指定した形式の検証に通ったとはいえません。未適合の結果を、確認済みの適合ファイルとして渡さないようにします。

元の資料と出力を並べ、細かな文字、記号、色、改ページを見比べます。形式上の条件と、資料としての読みやすさは別です。必要な説明が消えたり意味が変わったりしていないことも確認します。

パスワードや電子署名はどう扱いますか？

PDF/Aでは暗号化を使えません。開封用パスワードの設定と保存形式の適合は、別の必要性として考えてください。アクセス管理が必要なら、保管場所や配布の仕組みも含めて検討します。形式条件を壊す設定を、確認せずに付け足さないようにします。

電子署名付きの原本は変更せずに残します。変換したコピーが似て見えるだけで、同じ署名の検証対象になったとは考えません。元のファイルと、保管方法に合わせたコピーを、名前と説明で区別してください。

スキャンの文字も自動で検索できますか？

画像のページは、PDF/Aになっても画像のままである場合があります。検索が必要ならOCRによる文字認識を別に行い、その結果を確認します。形式の検証は、氏名や金額を正しく読めたことを認める処理ではありません。

編集用の原稿が残っていれば、WordからPDFを作る際の確認も参照してください。最初の出力を整えると、後の修正を減らせます。検証報告は対象のファイルと一緒に管理し、前の版の結果を、後で変更したコピーの証明として使わないようにします。