Panduan
Konversi Excel dan PDF: periksa tabel serta angka
Ringkasan
Saat mengubah Excel ke PDF, periksa area cetak dan pembagian kolom ke halaman. Saat mengubah PDF ke Excel, cocokkan hubungan sel serta jenis angkanya dengan sumber. Total yang tampak sama tidak membuktikan bahwa rumus perhitungan ikut pulih.
Apa yang disiapkan sebelum Excel dibuat PDF?
Pada RAB kegiatan, kolom jumlah yang pindah ke halaman terpisah membuat uraian barang sulit dicocokkan. Tentukan area cetak, arah kertas, dan skala halaman pada sumber. Jangan hanya mengecilkan semuanya sampai muat satu halaman jika angka akhirnya terlalu kecil untuk dibaca.
Periksa lembar kerja yang akan disertakan. Tabel tambahan, baris tersembunyi, atau catatan pada lembar lain perlu diputuskan cakupannya. Simpan buku kerja asli untuk perubahan data; PDF lebih sesuai sebagai salinan hasil yang dibaca penerima.
Bagaimana memeriksa PDF dari Excel?
Buka Excel ke PDF, pilih sumber, lalu unduh hasilnya. Lihat judul kolom, kolom paling kanan, dan halaman terakhir. Jika halaman akhir hanya berisi satu kolom, kembali ke pengaturan sumber daripada membagikan tabel yang terpisah tanpa konteks.
Untuk laporan yang juga mempunyai penjelasan naratif, baca Word ke PDF. Pastikan uraian dan tabel berasal dari versi perhitungan yang sama. Perubahan pada berkas kerja tidak memperbarui otomatis PDF yang sudah dibuat sebelumnya.
Apa risiko saat PDF dikembalikan ke Excel?
Gunakan PDF ke Excel bila tujuan utamanya mengolah tabel. Hasil rekonstruksi tetap perlu diperiksa. Judul yang berulang pada halaman baru dapat masuk sebagai baris data, sedangkan sel gabungan dapat terpecah menjadi beberapa kolom.
Cocokkan beberapa baris lengkap, bukan hanya satu angka. Periksa uraian, jumlah, satuan, dan totalnya. Nilai rupiah yang ditulis dengan pemisah ribuan atau desimal dapat masuk sebagai teks. Kode barang yang diawali nol juga bisa berubah bila dianggap bilangan biasa.
Apakah rumus dan total dapat langsung dipercaya?
PDF mungkin hanya menyimpan hasil tampilan, bukan rumus yang menghasilkan angka tersebut. Periksa jenis data dan rumus sebelum melanjutkan perhitungan. Total yang terlihat benar bisa berupa teks tetap yang tidak berubah saat baris lain disunting.
Untuk grafik yang akan dipresentasikan, panduan PowerPoint dan PDF menjelaskan perbedaan gambar tetap dan elemen yang bisa diolah. Jika berkas perlu memenuhi format arsip, lihat validasi PDF/A. Kesesuaian format tidak menggantikan pemeriksaan kebenaran angka.
Pertanyaan umum
Apakah rumus Excel kembali dari PDF?
Jangan menganggapnya demikian. PDF dapat menyimpan hasil terlihat tanpa rumus sumbernya.
Mengapa angka tidak ikut dijumlahkan?
Nilainya mungkin berupa teks. Periksa pemisah ribuan, desimal, dan jenis sel.
Apakah semua kolom harus dipaksa satu halaman?
Utamakan hubungan antarbagian dan keterbacaan. Skala yang terlalu kecil dapat membuat angka sulit dibaca.
Mengapa kode barang kehilangan nol di depan?
Kode dapat terbaca sebagai bilangan. Cocokkan dengan sumber dan gunakan jenis data yang sesuai.