Mengubah PDF ke PDF/A dan memvalidasi hasilnya

Mengapa nama berkas tidak cukup?

PDF/A adalah keluarga format untuk membantu mempertahankan tampilan dokumen dalam penyimpanan jangka panjang. Informasi yang diperlukan untuk menampilkan halaman, termasuk jenis huruf yang relevan, perlu ditangani sesuai profil. Mengganti nama menjadi “arsip” tidak mengubah struktur berkas.

Jika tempat penyimpanan meminta profil tertentu, catat penamaannya dengan tepat. Jangan mengganti satu profil dengan profil lain hanya karena keduanya disebut PDF/A. Panduan ini membahas proses teknis, bukan menetapkan syarat penerimaan suatu instansi atau layanan.

Bagaimana menjalankan konversi dan pemeriksaan?

Masukkan salinan sumber ke konverter PDF/A, pilih profil yang diperlukan, lalu baca laporan hasilnya. Berkas yang berhasil diunduh belum tentu lolos validasi. Jika hasil pemeriksaan tidak sesuai, jangan melabelinya sebagai keluaran yang sudah memenuhi profil.

Buka sumber dan hasil secara berdampingan. Bandingkan simbol, tulisan kecil, warna grafik, serta ujung halaman. Pemeriksaan teknis format tidak menggantikan pembacaan ulang atas informasi yang dipakai penerima.

Bagaimana dengan password dan tanda tangan?

PDF/A tidak mengizinkan enkripsi. Karena itu, password pembuka PDF dan penyimpanan sebagai PDF/A perlu dipertimbangkan sebagai kebutuhan berbeda. Atur akses pada lingkungan penyimpanan atau distribusi yang sesuai tanpa menganggap semua pengaturan berkas dapat ditambahkan begitu saja.

Konversi dokumen yang sudah bertanda tangan digital menghasilkan salinan olahan yang tidak boleh otomatis dianggap sama dengan sumber. Simpan PDF asli agar proses verifikasi tetap mempunyai bahan yang tepat. Nama berkas perlu menunjukkan mana sumber dan mana salinan untuk penyimpanan.

Apakah scan menjadi bisa dicari?

Tidak otomatis. Halaman gambar masih dapat berupa gambar setelah menjadi PDF/A. Jika pencarian diperlukan, lakukan OCR pada scan sebagai langkah tersendiri dan periksa teksnya. Validasi format tidak menyatakan nama serta angka hasil pengenalan sudah tepat.

Bila dokumen kerja masih ada, lihat membuat PDF dari Word untuk menyiapkan sumber yang rapi sejak awal. Simpan laporan validasi bersama hasil yang benar. Laporan untuk versi sebelumnya tidak membuktikan salinan yang kemudian diubah masih mempunyai kondisi yang sama.