Ratgeber
Word in PDF umwandeln und die Seiten richtig prüfen
Kurz gesagt
Wandeln Sie Ihr fertiges Word Dokument in PDF um und prüfen Sie anschließend jede Seite der Ausgabe. Wichtig sind Schriftbild, Seitenumbrüche und die Zuordnung von Tabellenzeilen. Bewahren Sie die bearbeitbare Ausgangsdatei auf, damit sich spätere Änderungen sauber übernehmen lassen.
Für die Bewerbung eine verlässliche Versandfassung erstellen
Ihr Anschreiben passt genau auf eine Seite. Beim Empfänger soll die Grußformel ebenfalls unter dem letzten Absatz stehen und nicht allein auf einer neuen Seite landen. Ein PDF hält die Anordnung der fertigen Seite fest. Es ist deshalb praktisch, wenn jemand Ihren Text lesen und ablegen soll, ohne ihn zunächst zu bearbeiten.
Eine PDF Datei ist allerdings nicht für jeden Arbeitsschritt die beste Wahl. Soll eine Kollegin Ihre Formulierungen überarbeiten, kann sie die bearbeitbare Fassung benötigen. Lesen Sie bei einer Bewerbung oder einem Antrag zuerst, welches Format verlangt wird. Ein Portal kann neben dem Dateiformat weitere Vorgaben anzeigen. Übernehmen Sie diese aus dem konkreten Formular, statt Anforderungen eines anderen Empfängers darauf zu übertragen.
Den Entwurf vor der Umwandlung aufräumen
Korrigieren Sie Namen, Datum und Anschrift in der Ausgangsdatei. Suchen Sie nach Platzhaltern, alten Ansprechpartnern und übernommenen Betreffzeilen. Eine technisch gelungene Umwandlung bemerkt nicht, dass Sie versehentlich noch den Namen der vorherigen Firma im Anschreiben stehen haben. Auch eine Vorschau ersetzt diese inhaltliche Prüfung nicht.
Blenden Sie Kommentare und Änderungsmarkierungen ein und entscheiden Sie, was in die fertige Fassung gehört. Entfernen Sie ungewollte Hinweise in Ihrem eigenen Entwurf. Nutzen Sie Absatzabstände statt mehrerer leerer Zeilen, wenn Sie die Seite gliedern. Damit lässt sich ein späterer Textzusatz leichter unterbringen, ohne dass die gesamte Anordnung unberechenbar nach unten rutscht.
So erstellen Sie das PDF
- Öffnen Sie Word in PDF und wählen Sie das DOCX Dokument aus.
- Lassen Sie die Verarbeitung abschließen. Wählen Sie nicht versehentlich eine ältere Datei mit einem fast gleichen Namen.
- Laden Sie die Ausgabe herunter und speichern Sie sie getrennt von der bearbeitbaren Fassung.
- Öffnen Sie das PDF und prüfen Sie jede Seite. Beginnen Sie nicht nur beim Deckblatt, sondern sehen Sie auch die letzte Seite an.
- Wenn Sie einen Fehler finden, korrigieren Sie möglichst die Ausgangsdatei und erstellen daraus eine neue Versandfassung.
Dieser Weg ist übersichtlicher, als mehrere nacheinander gespeicherte PDF Kopien zu reparieren. Später erkennen Sie dann noch, welches Textdokument zu welcher versendeten Fassung gehört. Bei einem längeren Bericht lohnt sich ein Dateiname mit klarer Versionsbezeichnung. Der Zusatz, den der Browser bei einem wiederholten Download automatisch anhängt, ist keine verlässliche inhaltliche Kennzeichnung.
Warum die Schrift anders aussehen kann
Das Textdokument kann eine Schrift voraussetzen, die bei der Verarbeitung nicht in derselben Form verfügbar ist. Eine Ersatzschrift hat möglicherweise andere Buchstabenbreiten. Ein Absatz wird dann länger oder kürzer, obwohl sein Wortlaut gleich geblieben ist. Deshalb sollten Sie nicht allein danach urteilen, ob sich die Ausgabe öffnen lässt.
Kontrollieren Sie insbesondere lange Überschriften, Adressblöcke und Zeilen mit Sonderzeichen. Ein Name mit Umlaut ist ein guter Prüfpunkt. Vergleichen Sie außerdem die Zeile direkt vor einem Seitenwechsel. Rutscht dort ein einzelnes Wort auf die nächste Seite, kann das den gesamten folgenden Abschnitt verschieben. Ein schlicht aufgebautes Dokument ist oft leichter zu kontrollieren als ein Entwurf mit vielen frei schwebenden Textkästen.
Tabellen, Bilder und Fußnoten nachsehen
Bei einer Tabelle muss nicht nur das Aussehen stimmen. Prüfen Sie, ob der letzte Betrag einer Seite noch zur richtigen Beschreibung gehört. Eine geteilte Zeile kann beim flüchtigen Lesen missverständlich werden. Wiederholen Sie diese Prüfung auf jeder Seite, auf der eine Tabelle weitergeführt wird, und sehen Sie nach, ob die Spaltenüberschriften erkennbar bleiben.
Bilder sollten weder Text verdecken noch ihre Beschriftung auf einer anderen Seite zurücklassen. Bei Fußnoten kontrollieren Sie Verweiszeichen und Fußnotentext gemeinsam. Eine vollständig wirkende erste Seite beweist nicht, dass die letzte Anmerkung ebenfalls übernommen wurde. Falls Sie nur einen kurzen Brief versenden, reicht ein ruhiger Durchgang meist aus. Ein Bericht mit mehreren Anlagen verlangt entsprechend mehr Aufmerksamkeit.
Nicht jedes Dokument für den Versand neu aufbauen
Für eine Bewerbung erstellen Sie Anschreiben und Lebenslauf aus Ihren bearbeitbaren Dateien. Zeugnisse, Bescheinigungen und bereits ausgestellte Nachweise bleiben dagegen normalerweise als vorhandene PDF Dateien erhalten. Sie müssen diese nicht als Bilder in Ihr Anschreiben einfügen. Das würde unnötig große Seiten und mögliche Qualitätsverluste erzeugen.
Wie Sie die endgültigen Teile zusammenstellen, steht im Artikel Bewerbungsunterlagen in eine PDF zusammenfügen. Prüfen Sie vor dem Zusammenfügen, welche Nachweise tatsächlich verlangt sind. Ein fertiger Brief und ein unverändertes Zeugnis können so nebeneinander in derselben Datei stehen, ohne dass Sie die Inhalte des Zeugnisses bearbeiten müssen.
Eine PDF Datei ist noch keine digitale Unterschrift
Ihr getippter Name ist nach der Umwandlung Text auf einer festen Seite. Ein eingefügtes Unterschriftsbild kann ebenfalls sichtbar bleiben. Das PDF erhält durch die Umwandlung aber nicht automatisch eine prüfbare digitale Signatur. Wenn der Empfänger eine bestimmte Art der Unterschrift verlangt, ist das ein zusätzlicher Arbeitsschritt.
Für alltägliche Formulare erklärt PDF unterschreiben ohne Drucken, wie Sie eine sichtbare Unterschrift ergänzen. Klären Sie die gewünschte Form vorher. Wenn eine Datei bereits digital signiert wurde, bewahren Sie diese im Original auf. Eine neue Konvertierung ersetzt die unterschriebene Fassung nicht und übernimmt deren Nachweis nicht für einen geänderten Inhalt.
Vertrauliche Unterlagen bewusst verarbeiten
Die Umwandlung verarbeitet das hochgeladene Dokument auf dem Server. Prüfen Sie bei Kundenunterlagen oder internen Personalunterlagen, ob Sie diese Verarbeitung nutzen dürfen. Für einen ersten Layoutversuch genügt ein unkritisches Beispieldokument. Sie müssen dazu weder einen echten Kontoauszug noch eine vollständige Personalakte verwenden.
Enthält Ihr eigener Entwurf Informationen, die nicht mitgeschickt werden sollen, bereinigen Sie die Versandfassung sorgfältig. Ein darübergelegtes weißes Rechteck ist keine sichere Entfernung des darunterliegenden Textes. Behalten Sie wichtige Originalunterlagen getrennt von einer bearbeiteten Teilfassung. So lässt sich später nachvollziehen, was ausgestellt wurde und welche Kopie für welchen Zweck entstand.
Den tatsächlichen Anhang kontrollieren
Öffnen Sie die Datei aus genau dem Ordner, aus dem Sie sie anhängen werden. Prüfen Sie Inhalt, Seitenzahl und Dateinamen. Gerade bei wiederholten Downloads liegt häufig noch eine ältere Fassung neben der neuen. Ein letzter Blick in die Textdatei hilft nicht, wenn Sie anschließend versehentlich ein früheres PDF versenden.
Ist die geprüfte Ausgabe für das Portal oder die Nachricht zu groß, lesen Sie PDF zu groß für die E Mail. Bearbeiten Sie die Größe an der fertigen Kopie und kontrollieren Sie danach erneut die Lesbarkeit. Bewahren Sie schließlich sowohl den vollständigen Entwurf als auch die tatsächlich versendete PDF Datei auf.
Wenn die Versandfassung feststeht, können Sie die Unterschrift ergänzen. Soll die Datei anschließend ins Archiv, klären Sie zuerst das benötigte PDF/A-Profil und prüfen Sie die Archivkopie gesondert.