Panduan
Apakah tanda tangan elektronik sah di Indonesia?
Ringkasan
Tanda tangan elektronik dapat memiliki kekuatan hukum di Indonesia apabila memenuhi persyaratan yang berlaku. PP 71 Tahun 2019 mengatur hubungan dengan penanda tangan, kendali data, persetujuan, dan kemampuan mendeteksi perubahan. Gambar tanda tangan pada PDF belum membuktikan bahwa seluruh syarat tersebut terpenuhi.
Apa yang membuat TTE mempunyai kekuatan hukum?
Dalam PP 71 Tahun 2019 yang dipublikasikan JDIH Kementerian Komunikasi dan Digital, Pasal 59 memuat persyaratan keabsahan tanda tangan elektronik. Intinya, tanda tangan harus dapat dikaitkan dengan penanda tangan, berada dalam kendalinya saat dibuat, menunjukkan persetujuan, dan memungkinkan perubahan pada tanda tangan maupun informasi terkait diketahui.
Bayangkan bagian pengadaan menerima persetujuan pembelian mesin. Nama yang tercantum pada sertifikat membantu mengenali penanda tangan, tetapi belum menjawab apakah orang itu berwenang menyetujui pembelian atas nama perusahaan. Nominal, lampiran, dan kewenangan tetap diperiksa melalui proses bisnis yang sesuai.
Haruskah selalu menggunakan TTE tersertifikasi?
Pasal 60 membedakan TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. TTE tersertifikasi menggunakan sertifikat dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia serta perangkat pembuat yang dipersyaratkan. Jangan menyimpulkan bahwa setiap TTE tidak tersertifikasi otomatis tidak sah; syarat pembuktian dan keperluan transaksi tetap penting.
Sebaliknya, menempelkan hasil pindai tanda tangan bukan jalan pintas untuk menyebut dokumen sudah memakai TTE tersertifikasi. Perbedaan TTE tersertifikasi dan gambar tanda tangan menjelaskan bukti apa yang perlu dicari. Untuk proses yang menetapkan cara penandatanganan tertentu, ikuti persyaratan penerima.
Apa yang perlu dilakukan sebelum mengirim kontrak?
Pastikan naskah final, termasuk lampiran dan rekening pembayaran, telah disetujui. Tanda tangani PDF dapat membantu menyiapkan tanda tangan yang terlihat, tetapi jangan menyamakan tampilan itu dengan sertifikasi yang diminta dalam suatu layanan resmi.
Simpan PDF asli setelah ditandatangani, bukan hanya cetakan atau tangkapan layar. Simpan juga persetujuan dan hasil pemeriksaan yang berkaitan. Bila dokumen datang dari pihak lain, lakukan verifikasi tanda tangan digital PDF sebelum mengolah berkas. Menggabungkan atau mengonversi dokumen setelah penandatanganan dapat mengubah berkas yang nantinya diperiksa.
Setelah metode yang diminta jelas, lihat cara menempatkan tanda tangan pada PDF untuk kebutuhan tanda terlihat. Lengkapi bidang formulir sebelum memberi tanda dan uji hasil simpan. Langkah kerja tersebut tidak menggantikan metode penandatanganan yang memang diwajibkan oleh alur penerima.
Pertanyaan umum
Apakah nama yang diketik termasuk TTE tersertifikasi?
Nama yang diketik tidak dengan sendirinya membuktikan pemenuhan persyaratan TTE tersertifikasi. Periksa mekanisme, sertifikat, dan proses yang digunakan.
Apakah TTE tidak tersertifikasi pasti tidak sah?
Tidak demikian. PP 71 membedakan kategorinya, tetapi pemenuhan syarat dan kekuatan pembuktian tetap harus dinilai sesuai transaksi.
Apakah sertifikat membuktikan kewenangan wakil perusahaan?
Identitas pemilik sertifikat dan kewenangan mewakili perusahaan adalah pemeriksaan berbeda. Pastikan mandat atau kewenangannya sesuai.
Bolehkah mengirim hasil cetak saja?
Untuk pemeriksaan digital, penerima memerlukan berkas elektronik asli. Hasil cetak dapat menjadi salinan baca, bukan pengganti data tanda tangan.