PDFにページ番号・ヘッダー・フッターを付ける方法

表紙も一ページとして数えますか？

会議資料では、表紙と目次の後から本文の番号を始めることがあります。最初に、どのページを数え、どこから番号を見せるかを決めます。ファイル内の一枚目と、紙面に表示する「1」は別の指定です。

すでに番号が印字されている資料も見直してください。古い番号の横に新しい番号を追加すると、問い合わせの際にどちらを指すのか分からなくなります。別の報告書から引用した部分では、元の番号を残すことに意味がある場合もあります。

ページ番号はどう追加しますか？

PDFのページ番号追加で文書を開き、開始番号、対象の範囲、配置する位置を選びます。脚注や押印欄と重ならないかをプレビューで確認してから保存します。結果の最初と最後の番号が、予定した範囲に合っているかを見てください。

先にページの順番を整理しておくと、後から添付資料を挿入して番号を付け直す作業を減らせます。番号だけが連続していても、説明の順番が崩れていれば読みやすい資料にはなりません。

文書名や管理番号を上に入れるには？

自由な文字はPDFのヘッダーとフッターで追加します。短い文書名や管理用の記号など、必要な情報に絞ってください。正式な長い会議名をそのまま狭い欄へ入れると、折り返しや重なりの原因になります。

横向きの表や小さいページが含まれていれば、それぞれ開いて確認します。縦向きの一ページで収まったからといって、全ページで同じ位置が安全とは限りません。印刷する資料では、用紙の端に寄りすぎていないかも見ます。

透かしとは使い分けますか？

PDFの透かしは、下書きや見本などの状態を示すためのものです。ページを探す番号や、端に置く短い文書名とは役割が異なります。中央に大きな文字を置くと、表の数字が読みづらくなることもあります。

完成したコピーでは、番号とヘッダー、フッターを一緒に見てください。情報を増やすこと自体が目的ではありません。読みたい内容を邪魔せず、どの資料のどのページか分かる配置にします。やり直せるように、追加前のきれいなコピーも残しておきます。