Rehberler
Excel ve PDF dönüşümünde tabloları kontrol etme
Kısaca
Excel’i PDF yaparken yazdırılacak alanı ve sütunların sayfalara nasıl bölündüğünü kontrol edin. PDF’yi Excel’e çevirirken hücre ilişkilerini ve sayı türlerini kaynağa bakarak doğrulayın. PDF’de görünen toplam, çalışma kitabındaki formülün geri geldiği anlamına gelmez.
Excel’den PDF’ye geçerken önce neye bakılır?
Bir maliyet tablosunun son sütunu ikinci bir sayfaya taşarsa açıklama ile tutar birbirinden ayrılır. Kaynak dosyada yazdırılacak alanı, sayfa yönünü ve ölçeklemeyi kontrol edin. Bütün sütunları tek sayfaya sıkıştırmak da çözüm olmayabilir; yazılar okunamayacak kadar küçülebilir.
Gizli satırlar, birden fazla çalışma sayfası ve uzun açıklamalar için kapsamı belirleyin. Gönderilecek PDF’nin hangi bölümleri içermesi gerektiğini önceden netleştirmek, dönüşümden sonra eksik sayfa aramaktan daha kolaydır. Kaynak çalışma kitabını ayrıca saklayın.
Excel tablosu PDF’ye nasıl çevrilir?
Excel’den PDF’ye dönüştürme aracında dosyanızı seçin. Çıktıyı indirip sayfa sayısını, sütun başlıklarını ve en sağdaki toplamları inceleyin. Son sayfada yalnızca tek bir sütun kalmışsa kaynak baskı düzenine dönüp tekrar deneyin.
Metin ağırlıklı bir raporla tabloyu birlikte teslim edecekseniz Word’den PDF’ye rehberindeki son kopya kontrolünü de uygulayın. Birbiriyle ilişkili dosyalarda aynı teklif numarasının ve aynı sürümün kullanıldığından emin olun.
PDF’den Excel’e dönüşümde hangi riskler vardır?
PDF’den Excel’e aracı bir tabloyu yeniden kurabilir. Ancak birleştirilmiş hücreler, satır sonları ve çok sayfalı başlıklar yanlış bölünebilir. Önce birkaç örnek satırda açıklama, miktar, birim ve tutarın birlikte kaldığını kontrol edin.
Türkçe belgelerde 1.250,50 gibi bir değer metin olarak aktarılmış olabilir. Hücrenin görünümü doğru olsa da hesaplama beklediğiniz gibi çalışmayabilir. Başında sıfır olan kodları da kontrol edin; ürün kodu ile sayısal miktar aynı tür veri değildir.
Toplamın doğru görünmesi yeterli midir?
PDF’de çoğu zaman hesaplamanın sonucu vardır, çalışma kitabındaki formül değil. Çıkan dosyada formülleri ve veri türlerini incelemeden hesaplamaya devam etmeyin. Özellikle aynı toplamın tekrarlandığı ara başlıklarda birkaç hücreyi kaynakla karşılaştırın.
Sunuma grafik eklemek istiyorsanız PowerPoint ve PDF rehberini kullanın; sabit bir grafik resmi, hesaplanabilir tablo değildir. Arşivde belirli bir format isteniyorsa PDF/A kontrolünü ayrıca değerlendirin. Sayısal doğruluk ile arşiv formatına uygunluk farklı kontrollerdir.
Sık sorulan sorular
PDF’den Excel’e geçince formüller geri gelir mi?
Bunu varsaymayın. PDF görünür sonuçları içerebilir; formül yapısını ve veri türlerini ayrıca kontrol edin.
Sayı neden hesaplamaya katılmıyor?
Aktarılan değer metin olabilir. Ondalık ayıracı, binlik ayıracı ve hücre türünü inceleyin.
Tek sayfaya sığdırmak her zaman iyi midir?
Hayır. Küçülen yazılar okunamayabilir. Sayfa bölünmesiyle okunabilirliği birlikte değerlendirin.
Başında sıfır olan kodlara ne olur?
Sayı olarak yorumlanırsa baştaki sıfır kaybolabilir. Kodların kaynakla aynı kaldığını kontrol edin.