Rehberler
PDF’yi PDF/A’ya dönüştürme ve sonucu doğrulama
Kısaca
İstenen PDF/A profilini seçip dönüşümü yapın ve aynı profile göre doğrulama sonucunu kontrol edin. Sayfaların görünümünü de kaynakla karşılaştırın. Uygunluk sonucu, metnin doğruluğunu veya her kurumun dosyayı kabul edeceğini kanıtlamaz.
PDF/A ne için kullanılır?
PDF/A, bir belgenin uzun süre tutarlı görüntülenebilmesini amaçlayan format ailesidir. Gerekli yazı tipleri ve görünümle ilgili bilgilerin dosyanın içinde tutulması önemlidir. Sıradan bir PDF’nin dosya adına “arşiv” yazılması onu PDF/A yapmaz.
Bir arşiv veya teslim yeri belirli bir profil istiyorsa o profilin tam adını öğrenin. Farklı PDF/A sürümlerini birbirinin yerine kabul etmeyin. Buradaki işlem teknik format dönüşümüdür; belirli bir başvuru veya kurum için güncel kabul şartı açıklamaz.
Dönüşüm nasıl yapılır?
PDF/A dönüştürücüsünde kaynak kopyayı açın ve gereken profili seçin. Sonuçtaki uygunluk raporunu okuyun. Dosyanın inmiş olması, seçilen profilin doğrulamasından geçtiği anlamına gelmez. Başarısız bir kontrol varsa onu olumlu sonuç gibi sunmayın.
Kaynak ve çıktıyı yan yana açın. Küçük yazılar, semboller, renkli grafikler ve sayfa sonları değişmiş mi, karşılaştırın. Teknik bir uygunluk kontrolünün yanında belgenin anlamını koruyan bir görünüm kontrolü de gerekir.
Parola ve imza için neye dikkat edilir?
PDF/A’da şifreleme kullanılamaz. Bu nedenle açılış parolasıyla koruma ile arşiv formatını aynı işlem gibi ele almayın. Erişim ihtiyacı varsa saklama ve paylaşım ortamını ayrıca değerlendirin; dosyanın profil şartını bozacak bir ayarı gelişigüzel eklemeyin.
Zaten dijital imzalı bir orijinali dönüştürdüğünüzde, ortaya çıkan kopyayı aynı doğrulanabilir imzalı belge olarak düşünmeyin. Orijinali koruyun. Hangi dosyanın kaynak, hangisinin arşiv için hazırlanmış kopya olduğunu açıkça adlandırın.
Tarama otomatik olarak aranabilir olur mu?
Hayır. Bir sayfa görüntüsü, PDF/A’ya dönüştükten sonra hâlâ görüntü olabilir. Kelime aramak gerekiyorsa OCR işlemini ayrıca planlayın ve tanınan metni kontrol edin. Format doğrulaması bir isim veya rakamın doğru okunduğunu onaylamaz.
Kaynak düzenlenebilir belge elinizdeyse Word’den doğru PDF üretme adımını da gözden geçirin. Baştan düzgün hazırlanan bir kaynak, sonradan görünüm düzeltme ihtiyacını azaltır. Kontrol raporunu sonuçla ilişkilendirin; başka bir sürüm için alınmış olumlu raporu yeni dosyanın kanıtı olarak kullanmayın.
Sık sorulan sorular
Her PDF arşiv formatına uygun mudur?
Hayır. İstenen PDF/A profili seçilmeli ve çıktı o profile göre doğrulanmalıdır.
PDF/A’ya parola ekleyebilir miyim?
PDF/A şifrelemeye izin vermez. Erişim düzenini format uygunluğundan ayrı değerlendirin.
PDF/A kontrolü metnin doğruluğunu onaylar mı?
Hayır. Rakamlar, isimler ve anlam ayrı içerik kontrolleridir.
Tarama PDF/A olunca aranabilir mi?
Otomatik değil. Metin tanıma ayrı bir adımdır ve sonucunun kaynakla karşılaştırılması gerekir.