Ratgeber
Mehrere PDF-Dateien zusammenfügen und richtig sortieren
Kurz gesagt
Fügen Sie die PDFs hinzu, legen Sie ihre Reihenfolge fest und prüfen Sie die gemeinsame Datei nach dem Download. Eine Zusammenführung ordnet die vorhandenen Seiten, sie vereinheitlicht nicht automatisch deren Inhalt oder Papierformat. Signierte Originaldateien sollten zusätzlich unverändert erhalten bleiben.
Wie soll der Empfänger den Anhang lesen?
Bei einer Projektfreigabe gehören etwa Erläuterung, Kostenübersicht und Zeichnung zusammen. Schreiben Sie die gewünschte Lesefolge vor dem Zusammenfügen auf. Sortieren Sie nicht nur nach dem Dateinamen: „Anlage 10“ kann in einer alphabetischen Liste vor „Anlage 2“ stehen. Prüfen Sie die erste und letzte Seite jeder Datei.
Entfernen Sie versehentlich ausgewählte Entwürfe aus der Zusammenstellung. Zwei fast gleich benannte Dateien können verschiedene Freigabestände enthalten. Wenn eine vorhandene Datei bereits mehrere Anlagen enthält, brauchen Sie diese nicht ein zweites Mal einzufügen. Ein größerer Anhang ist nicht automatisch ein vollständigerer Nachweis.
In unserem Versuch wurden zwei fiktive Teilstücke mit drei und sechs Seiten zu neun Seiten verbunden. Einige Blätter stammten aus derselben Quelle und waren dadurch doppelt enthalten. Die richtige Summe bestätigt also noch keine bereinigte Zusammenstellung.
Wie entsteht die gemeinsame Datei?
Öffnen Sie PDF zusammenfügen und fügen Sie die vorbereiteten Dateien hinzu. Kontrollieren Sie die Reihenfolge vor dem Start und speichern Sie das Ergebnis unter einem neuen Namen. Öffnen Sie anschließend genau diesen Download, nicht eine noch geöffnete Einzeldatei.
Zählen Sie die Seiten und kontrollieren Sie jede Nahtstelle. Direkt nach dem letzten Blatt einer Kostenübersicht sollte das erwartete erste Blatt der nächsten Anlage folgen. Ein korrektes Zählergebnis beweist noch nicht, dass Sie die richtigen Fassungen ausgewählt haben.
Müssen alle Blätter dasselbe Format haben?
Ein A4-Brief und eine größere technische Zeichnung können in derselben Datei liegen. Das ist häufig besser, als die Zeichnung so stark auf A4 zu verkleinern, dass ihre Beschriftung unlesbar wird. Prüfen Sie für einen Ausdruck die Einstellung des Druckdialogs; eine passende Bildschirmansicht legt die spätere Druckgröße nicht fest.
Falls eine einzelne Seite an die falsche Stelle geraten ist, hilft PDF-Seiten neu anordnen. Wenn das vollständige Paket anschließend zu groß ist, orientieren Sie sich an einer konkreten Größenobergrenze. Komprimieren Sie nicht vorsorglich jede Anlage mehrfach, bevor die endgültige Zusammenstellung feststeht.
Was bleibt von Formularen und Signaturen?
Verlassen Sie sich bei Formularen nicht allein auf den sichtbaren Text. Öffnen Sie das Ergebnis und prüfen Sie benötigte Felder. Eine gemeinsame Lesefassung und eine weiter ausfüllbare Arbeitsdatei erfüllen unterschiedliche Zwecke. Speichern Sie die ursprünglichen Einzeldateien weiterhin getrennt.
Für digitale Signaturen gilt dieselbe Trennung besonders deutlich: Ein sichtbarer Unterschriftszug kann in der gemeinsamen Datei stehen, ohne dass die neue Gesamtdatei vom ursprünglichen Unterzeichner signiert wurde. Versenden Sie bei einer verlangten Signaturprüfung die unveränderten Originale im geforderten Verfahren. Eine zusätzlich erstellte Sammeldatei darf diese nicht unbemerkt ersetzen.
Häufige Fragen
Wird aus verschiedenen Papierformaten automatisch A4?
Nicht zwangsläufig. Prüfen Sie die Seitengrößen und entscheiden Sie bewusst, ob die Mischung für Lesen und Ausdruck geeignet ist.
Reicht es, nach dem Dateinamen zu sortieren?
Nein. Vergleichen Sie Inhalt und Fassungsstand, besonders bei Entwürfen und mehrfach vorhandenen Anlagen.
Sind sichtbare Signaturen im Sammel-PDF weiterhin prüfbare Originalsignaturen?
Behandeln Sie die neue Datei als Zusammenstellung. Die unveränderten signierten Einzeldateien bleiben für die Prüfung notwendig.
Warum kontrolliere ich die Übergänge zwischen Dateien?
Dort fallen falsche Reihenfolge, fehlende Rückseiten und doppelte Anlagen besonders schnell auf.