印影画像と電子署名はどう違う？

見た目が同じなら区別できない？

PDFの右下に赤い印影があっても、その周囲を拡大するだけでは電子署名の有無を確認できません。印影は画像として配置できますし、検証可能な電子署名は印影を表示せずに付けることもできます。画像の精細さや赤色の濃さは、文書が変更されていないことの証明にはなりません。

例えば、発注書の確認欄に印影を貼ったファイルと、証明書を使って署名したファイルは、画面ではよく似る場合があります。提出先が何を求めているかを確認し、見た目の仕上げと証拠の確認を別の工程にします。

受領したファイルはどう調べる？

署名検証ツールで原本を開き、組み込まれた署名の有無を調べます。署名があれば、名前だけでなく内容の整合性と変更の情報も見ます。確認に先立って文書を送信してよいか、社内規程や取引先との取り決めを確かめてください。

署名を模した文字を載せた当社の1ページの試験PDFでは、検証処理が見つけた組み込み署名は0件でした。これは試験文書の結果です。あらゆる画像付き文書に同じ法的結論を付けるものではありません。メールによる意思確認など、文書の成立を説明する別の証拠も考慮されます。

作る側が相手に伝えることは？

署名方式が指定されているかを先に聞きます。「押印欄を埋めてほしい」と「証明書による電子署名が必要」は同じ依頼ではありません。電子署名の法的効力を踏まえ、署名後に必要な確認まで説明できる方式を選びます。

作業を終えたら、原本のPDFを保存して送ります。画面の写真だけを納品しないでください。署名付きPDFの受領確認では、受け取る側がどこまで確認できるかを具体的に整理しています。原本と確認結果をそろえると、担当者が交代しても判断の根拠を引き継げます。

閲覧用のコピーから不要な情報を外す墨消し処理は、署名を確かめる作業とは別です。複数の資料を一つのPDFへ結合する場合も、署名を調べる原本はそれぞれ残し、加工したコピーと分けて管理してください。