Poradniki
Konwersja PDF do PDF/A i sprawdzenie zgodności
W skrócie
Wybierz potrzebny profil PDF/A, wykonaj konwersję i sprawdź walidację dla tego samego profilu. Porównaj również treść oraz wygląd stron ze źródłem. Zgodność formatu nie poświadcza prawdziwości danych ani przyjęcia dokumentu w każdej procedurze.
Czym PDF/A różni się od nazwy „archiwum”?
PDF/A to rodzina formatów służących zachowaniu przewidywalnego wyglądu dokumentu w długim okresie. Informacje potrzebne do wyświetlania, w tym odpowiednie fonty, muszą być obsłużone zgodnie z profilem. Zmiana nazwy pliku nie wprowadza takich właściwości.
Jeżeli miejsce złożenia wskazuje konkretny profil, zapisz jego pełne oznaczenie. Nie traktuj różnych wersji jako zamiennych tylko dlatego, że każda ma w nazwie PDF/A. Ten poradnik dotyczy technicznego przygotowania pliku, a nie aktualnych wymagań dowolnego urzędu czy archiwum.
Jak wykonać i sprawdzić konwersję?
Dodaj kopię źródła w konwerterze PDF/A, wybierz profil i przeczytaj wynik sprawdzenia. Pobranie pliku nie oznacza samo w sobie pozytywnej walidacji. Nie opisuj wyniku jako zgodnego, jeśli raport wskazuje niepowodzenie dla wymaganego profilu.
Otwórz wynik obok źródła. Porównaj mały druk, symbole, kolory i końce stron. Dokument może wymagać kontroli wyglądu niezależnie od spełnienia technicznych warunków. Ważne informacje muszą pozostać zrozumiałe.
Co z hasłem i podpisem cyfrowym?
PDF/A nie dopuszcza szyfrowania. Dlatego hasło otwarcia PDF i zgodność archiwalną trzeba rozpatrywać jako oddzielne potrzeby. Dostęp można organizować również na poziomie przechowywania i udostępniania, zamiast bez sprawdzenia dodawać ustawienia naruszające profil pliku.
Zachowaj oryginał z podpisem cyfrowym bez zmian. Skonwertowana kopia nie staje się tym samym plikiem do weryfikacji tylko przez podobny wygląd. Wyraźnie nazwij źródło oraz egzemplarz przygotowany do określonego sposobu przechowywania.
Czy skan stanie się wyszukiwany?
Nie automatycznie. Obraz strony może pozostać obrazem także w PDF/A. Jeśli potrzebujesz wyszukiwania, zaplanuj rozpoznawanie tekstu OCR i sprawdź wynik. Walidacja formatu nie potwierdza poprawnego odczytu nazwiska ani kwoty.
Jeżeli zachował się dokument roboczy, zobacz przygotowanie PDF z Worda, aby zadbać o źródło już na początku. Raport powiąż z konkretnym wynikiem. Kontrola poprzedniej wersji nie dowodzi zgodności pliku, który później zmieniono.
Częste pytania
Czy zwykły PDF jest już PDF/A?
Nie należy tego zakładać. Potrzebny jest wybrany profil i walidacja wyniku.
Czy PDF/A można zaszyfrować hasłem otwarcia?
PDF/A nie dopuszcza szyfrowania. Sposób dostępu rozpatrz oddzielnie od zgodności pliku.
Czy pozytywny raport potwierdza prawidłowe liczby?
Nie. To sprawdzenie właściwości formatu, a nie poprawności danych.
Czy PDF/A wykonuje OCR skanu?
Nie automatycznie. Rozpoznanie tekstu jest osobnym etapem wymagającym porównania ze źródłem.