Dossier de location : tout réunir en un seul PDF

Dans les villes où les logements partent vite, le dossier de location se joue souvent dans l'heure qui suit la visite. Un propriétaire ou une agence qui reçoit quinze pièces jointes dans le désordre, dont des photos de travers, ne les ouvrira pas toutes. Un seul PDF, bien ordonné et léger, se lit en une minute.

Quelles pièces peut-on vous demander ?

La liste des documents qu'un bailleur peut exiger d'un candidat locataire et de sa caution est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris pour l'application de l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989. Elle s'applique aux locations vides ou meublées du parc privé. Les pièces se rangent en quatre familles :

• identité : une pièce d'identité avec photo en cours de validité (carte d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour) ;
• domicile actuel : un justificatif, comme vos trois dernières quittances de loyer ou une attestation d'hébergement ;
• activité professionnelle : par exemple une attestation de l'employeur, un contrat de travail, une carte d'étudiant ou un extrait Kbis ;
• ressources : par exemple le dernier avis d'imposition, vos trois derniers bulletins de salaire, un justificatif de bourse ou de pension.

Le bailleur peut demander des copies, pas les originaux. Et certains documents ne peuvent pas vous être réclamés, notamment un relevé de compte bancaire ou une attestation de bonne tenue de compte. Ces règles valent pour la France : en Belgique et en Suisse, les usages et les textes sont différents.

Cet article décrit les règles en termes généraux ; en cas de doute sur votre situation, renseignez-vous auprès d'une agence départementale d'information sur le logement (ADIL).

Dans quel ordre ranger les pièces

Il n'existe pas d'ordre obligatoire, mais un ordre logique aide celui qui lit :

1. une page de présentation (facultative) : qui vous êtes, le logement visé, vos coordonnées ;
2. la pièce d'identité ;
3. les justificatifs d'activité ;
4. les justificatifs de ressources ;
5. le justificatif de domicile ;
6. le dossier du garant, dans le même ordre.

Étape 1 : transformer les photos en PDF

Si vous avez photographié certaines pièces avec votre téléphone, transformez-les d'abord en PDF avec JPG en PDF. Ajoutez toutes les photos d'un coup, rangez-les dans l'ordre, choisissez le format A4 et créez le PDF : chaque photo devient une page. Les photos d'iPhone au format HEIC sont acceptées aussi. Une photo prise de côté est remise dans le bon sens.

Photographiez chaque document à plat, en pleine lumière, sans ombre de votre main ni bords coupés. Le recto et le verso de la carte d'identité peuvent tenir sur une seule page si vous les photographiez ensemble.

Étape 2 : fusionner tous les fichiers

Ouvrez Fusionner PDF et ajoutez tous vos fichiers : vos bulletins de salaire téléchargés, votre avis d'imposition, les PDF créés à l'étape 1. Chaque fichier apparaît sous forme de carte numérotée avec sa première page. Déplacez les cartes avec les flèches pour obtenir l'ordre voulu, puis lancez la fusion. Vous obtenez un seul PDF qui contient toutes les pages, dans cet ordre. Les pages sont copiées telles quelles, sans perte de qualité.

La fusion se fait dans votre navigateur : vos documents ne sont pas envoyés sur un serveur pour cette étape. Un PDF protégé par mot de passe doit d'abord être déverrouillé.

Étape 3 : protéger la copie de votre pièce d'identité

Une copie de carte d'identité qui circule par e-mail peut servir à une usurpation d'identité. Avant d'envoyer le dossier, ajoutez un filigrane sur les pages concernées avec Filigrane PDF, par exemple « Document destiné exclusivement à la location du logement situé ..., le 10/10/2026 ». L'outil permet de ne marquer que certaines pages. La marche à suivre complète est dans notre article sur le filigrane de carte d'identité.

Étape 4 : vérifier la taille

Un dossier qui mêle des scans et des photos dépasse vite 10 Mo. Si l'agence impose une limite, ou si le fichier dépasse ce que votre messagerie accepte, passez-le dans Compresser PDF au niveau Recommandé, ou indiquez directement la taille maximale demandée. Le texte reste net, seules les images sont allégées. Plus de détails dans notre article sur les PDF trop lourds.

Avant d'envoyer

• Nommez le fichier clairement : « Dossier-location-Dupont-Marie.pdf » se retrouve facilement, « scan0034.pdf » non.
• Relisez le PDF en entier : une page à l'envers, un bulletin manquant ou un document périmé font mauvaise impression.
• Écrivez un e-mail court qui rappelle le logement, la date de visite et ce que contient le dossier.
• Gardez votre dossier à jour : remplacez les bulletins de salaire chaque mois et recréez le fichier, cela prend quelques minutes.

L'État propose aussi un service en ligne, DossierFacile, qui vérifie et rassemble les pièces d'un dossier locatif. Si un propriétaire vous demande simplement un PDF par e-mail, la méthode ci-dessus suffit.