PDF troppo pesante per email o PEC: come ridurlo

Il messaggio arriva sempre al momento sbagliato: "allegato troppo grande", oppure il portale rifiuta il file perché supera i 2 MB. Quasi sempre il colpevole è lo stesso, e la soluzione richiede un paio di minuti.

Perché un PDF diventa così pesante

Il testo pesa pochissimo. Una pagina di sole parole occupa pochi kilobyte. A gonfiare un PDF sono quasi sempre le immagini:

• documenti scansionati, dove ogni pagina è una fotografia;
• foto fatte con il telefono e trasformate in PDF;
• presentazioni e cataloghi pieni di immagini ad alta risoluzione.

Uno scanner impostato a colori e ad alta risoluzione può produrre diversi megabyte per una sola pagina. Per questo un documento di dieci pagine scansionate può superare facilmente i limiti di una email.

Quanto deve pesare?

Dipende da dove lo mandi.

• Email normale: ogni gestore ha un limite per messaggio, che comprende tutti gli allegati insieme.
• PEC: anche qui il limite riguarda il messaggio intero e cambia da gestore a gestore e da piano a piano. Controlla quello della tua casella prima di inviare, e ricorda che conta anche la casella di chi riceve.
• Portali e moduli online: il limite di solito è scritto vicino al pulsante di caricamento, per esempio "massimo 2 MB" o "massimo 500 KB per file".

Un dettaglio che sorprende molti: quando alleghi un file a una email, durante l'invio viene codificato e occupa circa un terzo in più. Un PDF da 18 MB può quindi superare un limite di 20 MB. Tieniti un margine.

Come ridurlo, passo per passo

1. Apri Comprimi PDF e carica il file.
2. Scegli un livello di compressione, oppure "A una dimensione" se hai un limite preciso (le quattro scelte sono spiegate qui sotto).
3. Scarica il risultato. La schermata mostra il peso prima e dopo.

Le quattro scelte:

• Leggero: tiene le immagini a circa 300 DPI, qualità da stampa. Il file si riduce meno, ma non noti differenze.
• Consigliato: porta le immagini a circa 150 DPI. Nitido a schermo e sulla stampante dell'ufficio. È la scelta giusta nella maggior parte dei casi.
• Forte: circa 72 DPI. Il file più piccolo possibile; le foto si ammorbidiscono in modo visibile, il testo no.
• A una dimensione: scrivi il limite che ti hanno dato. Scegli 100 KB, 200 KB, 500 KB o 1 MB, oppure digita il valore esatto in KB, per esempio 2048 per 2 MB. Le immagini vengono ridotte un passo alla volta finché il file ci sta.

Se hai già un limite preciso, puoi partire direttamente dalle pagine Comprimi PDF a 1 MB o Comprimi PDF a 2 MB, che aprono lo strumento con il limite già impostato.

Quale livello scegliere

Se non sai da dove partire, prova Consigliato. Se il file è ancora troppo grande, passa ad "A una dimensione" con il limite esatto: così le immagini vengono ridotte solo quanto serve, e non di più.

Il testo resta leggibile?

Sì. In un PDF il testo non è un'immagine: resta nitido a ogni livello di compressione e a qualsiasi ingrandimento. Vengono ricampionate solo le foto e le scansioni. Fa eccezione il PDF scansionato, dove anche il testo è parte della foto: lì con il livello Forte le lettere piccole possono diventare meno nette. Controlla il risultato prima di inviarlo.

Se il file è ancora troppo grande

Capita con i documenti molto lunghi, o con quelli fatti quasi solo di testo, che sono già vicini al loro peso minimo. Lo strumento te lo dice invece di mostrarti un risultato che non rispetta il limite. A quel punto hai due strade:

• Dividere il file. Con Dividi PDF tagli il documento in più parti e le invii in messaggi separati, o le carichi una per una se il portale accetta più file.
• Riscansionare meglio. Per documenti di solo testo bastano 200 DPI in scala di grigi invece di 600 DPI a colori. Il file nasce già leggero.

Se invece hai il problema opposto, tanti piccoli file da mandare in uno solo, prima uniscili con Unisci PDF e poi comprimi il risultato.

Attenzione ai PDF firmati digitalmente

Se il PDF porta una firma digitale, qualsiasi modifica fatta dopo la firma la rende non valida, compresa la compressione. L'ordine giusto è: prima comprimi, poi firmi. Se il file firmato ti è arrivato da altri, non comprimerlo: chiedi a chi l'ha firmato una versione più leggera, oppure mandalo con un servizio di condivisione file.

Scansionare già leggero

Il modo migliore per non avere un PDF troppo pesante è non crearlo. Se scansioni con il telefono o con lo scanner dell'ufficio:

• per documenti di solo testo scegli bianco e nero o scala di grigi;
• 200 DPI bastano per leggere e stampare un documento;
• inquadra solo il foglio, senza il tavolo intorno;
• fai un solo PDF per documento, non uno per pagina.

Da telefono

Comprimi PDF funziona anche nel browser di iPhone e Android, senza installare nulla: apri la pagina, scegli il file da File o dai download, scegli il livello e scarica la copia più leggera.