Firma scansionata: ha valore legale? Quando è valida

Ti chiedono di "rimandare il modulo firmato" e non hai una stampante. La soluzione più comune è fotografare la propria firma su un foglio e incollarla nel PDF. Funziona? Dipende da che cosa stai firmando e da chi lo riceve. Ecco come stanno le cose, senza allarmismi e senza promesse.

Due cose diverse che chiamiamo "firma scansionata"

Prima di tutto conviene distinguere due situazioni, perché la legge le tratta in modo diverso.

1. Firmi un foglio a penna e poi lo scansioni. L'originale è il foglio di carta, con la tua firma autografa. Il file è una copia per immagine.
2. Incolli l'immagine della tua firma in un documento digitale. Non c'è nessun originale firmato a mano: la firma è un'immagine aggiunta al file.

Caso 1: foglio firmato e poi scansionato

Qui il documento nasce su carta. La scansione è una copia, e l'articolo 22 del CAD (D.Lgs. 82/2005) dice che le copie per immagine di documenti analogici hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se un notaio o un pubblico ufficiale ne attesta la conformità (comma 2), oppure, se sono realizzate secondo le Linee guida, finché la loro conformità non viene espressamente disconosciuta (comma 3).

Conserva sempre il foglio originale. Se qualcuno contesta la copia, è l'originale a fare fede.

Caso 2: immagine della firma incollata nel PDF

È il caso più frequente. L'immagine della firma, usata da te per firmare, rientra di solito nella firma elettronica semplice. L'articolo 20, comma 1-bis, del CAD dice che in questi casi l'idoneità del documento a valere come forma scritta e il suo valore come prova sono liberamente valutabili in giudizio, in base a sicurezza, integrità e immodificabilità.

Il limite è evidente: un'immagine si copia in un attimo, e chiunque l'abbia ricevuta una volta può incollarla su un altro documento. Per questo, se nasce una lite, una firma scansionata dimostra poco da sola. Contano anche il contesto e le altre prove: chi ha inviato il file, da quale indirizzo, che cosa vi siete scritti.

Quando basta

• Moduli e autorizzazioni di tutti i giorni, quando chi li riceve li accetta così.
• Istanze alla pubblica amministrazione inviate per via telematica: l'articolo 65, comma 1, lettera c) del CAD le considera valide se sono sottoscritte e presentate insieme alla copia del documento d'identità. Molti uffici chiedono proprio questo: modulo firmato più copia del documento.
• Accordi tra persone che si conoscono e si fidano.

Quando non basta

• Le scritture private indicate nell'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del Codice civile, per esempio i contratti che trasferiscono la proprietà di un immobile: se sono documenti informatici, l'articolo 21, comma 2-bis, del CAD richiede la firma qualificata o digitale, pena la nullità.
• Quando chi riceve il documento chiede espressamente la firma digitale, per esempio per un deposito telematico o una gara.
• Quando prevedi che il documento possa essere contestato. Qui serve almeno una firma elettronica avanzata, meglio la digitale. La differenza tra i livelli è spiegata in firma digitale e firma elettronica: qual è la differenza.

Come inserire una firma scansionata in un PDF

Con Firma PDF non serve un programma da installare né un account.

1. Firma su un foglio bianco con una penna scura, un po' più grande del solito.
2. Fotografa la firma dall'alto, con buona luce e senza ombre. Va bene anche il telefono.
3. Apri Firma PDF, carica il documento e scegli "Disegna, digita o carica la tua firma". Carica la foto: il bianco della carta intorno all'inchiostro viene tolto da solo, nel tuo browser, così sulla pagina resta solo il tratto e non un riquadro incollato.
4. Trascina la firma al suo posto e ridimensionala con gli angoli.
5. Se il modulo lo chiede, aggiungi Nome, Data e le Iniziali. Le iniziali si possono copiare su tutte le pagine con un tocco.
6. Scarica il PDF firmato.

Se non hai la foto, puoi anche disegnare la firma con il dito sul telefono o con il mouse. Ai fini legali non cambia nulla: è sempre una firma elettronica semplice.

Se ti chiedono la firma digitale e non ce l'hai

Succede con alcune gare, con i depositi telematici o con certi contratti. In questi casi una firma scansionata non basta e non c'è un modo per "trasformarla" in firma digitale. Le strade sono due:

• richiedere una firma digitale a un prestatore di servizi fiduciari qualificato. Dopo il riconoscimento ricevi una smart card, un token USB oppure una firma remota da confermare con un codice sul telefono;
• chiedere all'ente se accetta altre modalità, per esempio l'invio di un modulo firmato insieme alla copia del documento d'identità, o un servizio online a cui accedi con la tua identità digitale.

Se hai già un certificato su file (.pfx o .p12) o su token, puoi firmare il PDF con Firma digitale.

Come riconoscere una firma scansionata in un PDF che ricevi

A colpo d'occhio una firma scansionata e una firma digitale con timbro visibile possono sembrare uguali. La differenza sta dentro il file. Un lettore PDF che controlla le firme mostra un pannello delle firme solo se c'è una firma digitale; se non mostra nulla, quella sulla pagina è soltanto un'immagine. Puoi controllarlo anche con Verifica firma PDF: se non trova firme digitali, te lo dice.

Qualche precauzione

• Non lasciare in giro l'immagine della firma. Non salvarla in cartelle condivise e non mandarla a chi non serve.
• Metti sempre la data accanto alla firma, così il documento è legato a un momento preciso.
• Invia il file da un indirizzo riconducibile a te. Se vuoi una prova di invio e consegna, usa la PEC.
• Per i documenti importanti usa la firma digitale con il tuo certificato: ogni modifica fatta dopo la firma diventa visibile.

Questo articolo è un'informazione generale, non una consulenza legale. Per un caso concreto chiedi a un professionista.