Como diminuir o tamanho do PDF para enviar por e-mail

Você anexa o PDF, clica em enviar e aparece o aviso: arquivo grande demais. Ou o site da inscrição recusa o envio sem explicar direito. Quase sempre dá para resolver diminuindo o arquivo, sem perder a legibilidade. Veja como, e o que fazer quando comprimir não basta.

Por que o e-mail recusa o anexo

Todo serviço de e-mail limita o tamanho das mensagens. No Gmail, por exemplo, o limite para contas pessoais é de 25 MB, somando todos os anexos. Acima disso, o próprio Gmail troca o anexo por um link do Google Drive. Em contas de trabalho ou de escola, quem define o limite é o administrador.

E há um detalhe que pouca gente conhece: para viajar por e-mail, o anexo é convertido em texto e cresce cerca de um terço. Um PDF de 20 MB ocupa uns 27 MB dentro da mensagem. Por isso um arquivo um pouco abaixo do limite ainda pode ser recusado. Deixe uma folga.

Sites de inscrição, portais e sistemas de órgãos públicos têm limites próprios, geralmente informados na tela de envio. Use sempre o número que o site mostra.

Por que o PDF fica tão pesado

Texto quase não ocupa espaço num PDF. O peso vem das imagens:

• páginas escaneadas, principalmente em cores ou em alta resolução;
• fotos tiradas com o celular, cada uma com milhões de pixels;
• apresentações e catálogos cheios de fotos;
• arquivos que passaram por vários programas e foram salvos várias vezes.

Para ler na tela, nenhuma dessas imagens precisa da resolução máxima. É aí que a compressão atua.

Comece pela digitalização

Se o documento ainda vai ser digitalizado, dá para evitar boa parte do problema na origem:

• Preto e branco para texto. Uma página só com texto não ganha nada sendo digitalizada em cores, e o arquivo fica bem mais pesado. Deixe a cor para fotos, carimbos coloridos ou documentos em que a cor importa.
• Resolução moderada. Para ler na tela e imprimir em escritório, uma resolução média basta. A resolução máxima da impressora multifuncional gera arquivos enormes que depois precisam ser comprimidos de qualquer jeito.
• Uma foto por página. No celular, enquadre só a folha, sem mesa e sem fundo. Cada pedaço a mais é peso a mais.
• Sem páginas em branco. O verso em branco de uma folha também pesa. Tire antes de juntar tudo.

Feito isso, o PDF já nasce menor, e a compressão termina o trabalho.

Passo a passo para diminuir o PDF

1. Abra Comprimir PDF e escolha o arquivo.
2. Escolha um nível. Para e-mail, Recomendado quase sempre é o certo.
3. Baixe a cópia menor. A tela de resultado mostra o tamanho antes e depois.
4. Anexe o arquivo novo.

Os três níveis mudam o quanto as imagens são reduzidas:

Quer diminuir sem perder qualidade? Use Leve: as imagens ficam em qualidade de impressão e o arquivo ainda diminui. E em nenhum nível o texto fica borrado, porque texto num PDF não é imagem.

Quando o site pede um tamanho exato

Muitos formulários dizem "máximo de 2 MB" ou "até 5 MB". Nesse caso, em vez de um nível, escolha um limite de tamanho: 100 KB, 200 KB, 500 KB ou 1 MB, ou digite o valor exato em KB. As imagens são reduzidas por etapas até o arquivo caber.

Para digitar o valor, use esta tabela:

Escolha o limite que o site dá, e não um bem menor. Quanto mais espaço o arquivo tem, mais detalhe ele mantém, e carimbos, assinaturas e letras pequenas continuam legíveis.

Quando comprimir não basta

Alguns arquivos quase não diminuem. Um documento longo, só de texto, já está perto do menor tamanho possível, e a tela de resultado avisa quando isso acontece. Aí os caminhos são outros:

• Dividir: com Dividir PDF você separa o documento em partes, por exemplo páginas 1 a 40 e 41 a 80, e manda cada parte num e-mail. Numere os e-mails no assunto, como "parte 1 de 2".
• Menos páginas: se o documento tem muitas páginas quase vazias, reduzir páginas do PDF junta o conteúdo em menos folhas e ainda comprime no final.
• Tirar o que sobra: verso em branco, página escaneada duas vezes, anexo que o destinatário já tem.
• Link em vez de anexo: para arquivos muito grandes, como plantas ou relatórios com centenas de fotos, um link do seu armazenamento na nuvem resolve melhor.

No celular

Funciona igual, no navegador do Android ou do iPhone: abra a página, escolha o PDF nos seus arquivos, escolha o nível e baixe a cópia menor. Não precisa instalar nada.

Bom saber

• Guarde o original. A versão comprimida é um arquivo novo. Para imprimir ou arquivar, o original é a melhor cópia.
• Às vezes o arquivo fica maior. Acontece com PDFs que já estavam comprimidos, porque o arquivo é reconstruído. A ferramenta avisa, e aí basta enviar o original.
• O que acontece com o arquivo: para comprimir, ele é enviado ao nosso servidor por conexão criptografada, processado e apagado assim que a cópia menor fica pronta.
• Documento de identidade e outros arquivos pequenos: se o limite é de poucas centenas de KB, veja também Como juntar frente e verso do RG em um só PDF.