Como colocar assinatura em PDF no celular ou no PC

Chegou um formulário em PDF com o pedido "assinar e devolver". Antigamente isso significava imprimir, assinar, escanear e mandar de volta. Sem impressora em casa, virava ida à papelaria. Hoje você assina direto na tela, no computador ou no celular.

Passo a passo no computador

1. Abra Assinar PDF e escolha o seu arquivo. Também funciona com documento do Word (.docx, .doc), OpenDocument (.odt) ou foto de uma página (JPG, PNG, WebP): o arquivo vira PDF primeiro e abre para assinar.
2. Crie a assinatura. Há três jeitos: desenhar com o mouse ou o touchpad, digitar o seu nome e escolher um estilo manuscrito, ou enviar uma foto da sua assinatura no papel. Em Cor da tinta, escolha azul ou preto.
3. Coloque a assinatura na página, arraste até a linha e ajuste o tamanho puxando um canto.
4. Complete o que o formulário pede: data, nome, rubrica, um visto ou um X numa caixinha, ou uma linha de texto.
5. Baixe o PDF assinado e envie.

Não precisa criar conta e não precisa de certificado.

No celular, Android ou iPhone

Funciona do mesmo jeito, no navegador, sem instalar aplicativo. As ferramentas de assinatura ficam num painel na parte de baixo da tela, que você pode recolher para ver a página. Desenhe a assinatura com o dedo e arraste com o dedo até o lugar certo.

Sua assinatura de verdade, com fundo transparente

Assinatura desenhada com o mouse raramente fica parecida com a sua. Se você quer a assinatura de sempre, use uma foto:

• assine com caneta escura, sem ser fina demais, em papel branco;
• fotografe de cima, com luz do dia e sem sombra da mão ou do celular;
• envie a foto como assinatura.

O papel branco em volta da tinta é removido automaticamente. Na página fica só a assinatura, com aparência de tinta, e não um retângulo branco por cima das linhas do formulário. Isso acontece no seu navegador. A foto mantém a cor original, então a opção de cor da tinta não vale para ela.

Rubrica em todas as páginas

Contrato com várias páginas costuma pedir rubrica em cada uma. Coloque a rubrica uma vez, clique nela e aperte "Copiar para as N páginas" (no lugar de N aparece o número de páginas do seu documento). Ela vai para o mesmo lugar em todas as páginas. Apertar de novo não cria uma segunda cópia.

Nome e data entram como texto de verdade, e não como imagem: ficam nítidos e dá para pesquisar e copiar no PDF final. A data é a de hoje, a não ser que você escolha outra.

Assinatura escaneada ou desenhada tem validade?

Na classificação da Lei 14.063/2020 (art. 4º, I), uma imagem da assinatura colocada no PDF é uma assinatura eletrônica simples: identifica quem assina ou associa dados do signatário ao documento.

Entre particulares, duas regras contam:

• pelo Código Civil, a validade de uma declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei exige (art. 107);
• pela MP 2.200-2/2001, é possível usar outro meio de comprovar autoria e integridade de um documento eletrônico, desde que as partes o admitam como válido ou que a pessoa a quem ele for apresentado o aceite (art. 10, § 2º).

Por isso, para formulários, autorizações, propostas e muitos contratos entre pessoas que se conhecem, a assinatura no PDF costuma ser exatamente o que se espera. Mas há dois limites importantes:

• Ela não prova que o texto não mudou depois. Uma imagem pode ser copiada para outro documento, e quem quiser contestar pode dizer que o conteúdo foi alterado.
• Não serve onde a lei ou o destinatário pedem mais. A transferência e o registro de imóveis exigem assinatura qualificada (Lei 14.063/2020, art. 5º, § 2º, IV). Órgãos públicos definem o nível mínimo que aceitam (art. 5º). Se o pedido diz "assinatura digital", "assinatura gov.br" ou "certificado ICP-Brasil", uma imagem não resolve.

Quando pedem "assinatura digital"

Para órgãos públicos e muitas empresas, o caminho gratuito é a assinatura gov.br, feita no assinador do próprio governo com uma conta prata ou ouro. O que ela vale e como usar está no texto Assinatura gov.br tem validade jurídica? Entenda.

Se você já tem um certificado em arquivo (.pfx ou .p12), Assinatura digital assina o PDF com ele, e qualquer alteração posterior no documento fica visível nos programas que verificam assinaturas. O KovaPDF não emite certificados e não cria assinatura qualificada ICP-Brasil.

Quando outras pessoas precisam assinar

Assinar PDF é para a sua própria assinatura. Se o locador e o locatário, ou dois sócios, precisam assinar o mesmo documento, use Solicitar assinaturas. Você marca quem assina e onde, e cada pessoa recebe por e-mail um link próprio para assinar no navegador. Quem envia precisa de uma conta gratuita; quem assina, não. No fim, todos recebem o PDF assinado com um certificado de conclusão, e o arquivo final é selado com um carimbo de tempo confiável, de modo que qualquer alteração posterior aparece. Essas também são assinaturas eletrônicas simples, só que com muito mais registro de quem assinou e quando.

Antes de devolver

Abra o PDF baixado e confira:

• a assinatura está em cima da linha, e não por cima de texto impresso?
• a data está certa e no formato que o formulário pede?
• você assinou em todos os lugares? Alguns formulários pedem assinatura na última página e em outro ponto, como numa autorização.

O que acontece com a sua assinatura

A assinatura desenhada ou digitada existe só nesta aba do navegador enquanto você trabalha. Ao salvar, ela é gravada no seu PDF e a cópia de trabalho é apagada assim que o arquivo fica pronto. A sua assinatura não fica guardada em lugar nenhum.