PDF/A: cos'è e come convertire un PDF in PDF/A

Se un portale ti ha rifiutato un file con la scritta "il documento non è in formato PDF/A", non sei il solo. È una delle richieste più frequenti quando si inviano documenti a uffici pubblici, archivi e servizi telematici, compresi alcuni servizi dell'Agenzia delle Entrate. La buona notizia è che di solito non serve rifare il documento: basta convertirlo.

Cos'è il PDF/A

Il PDF/A è una versione del PDF pensata per l'archiviazione a lungo termine, definita dalla norma ISO 19005. L'idea è semplice: un file aperto tra trent'anni deve apparire esattamente come oggi. Per questo un PDF/A:

• contiene i caratteri usati nel testo, invece di affidarsi a quelli installati sul computer di chi lo apre;
• descrive i colori con un profilo incorporato;
• non contiene script, collegamenti a file esterni o elementi che dipendono da internet;
• non può essere protetto da password, perché un archivio deve poterlo aprire sempre.

1a, 1b, 2b, 2u, 3b: cosa significano

Il numero indica la versione della norma, la lettera il livello di conformità.

Se l'ufficio o il portale indica una versione, scegli quella. Se scrive "PDF/A-1a o PDF/A-1b", va bene la 1b. Se nessuno specifica nulla, PDF/A-2b è la scelta più sicura.

Come convertire un PDF in PDF/A

1. Apri PDF in PDF/A e carica il file.
2. Il file viene analizzato e vedi, in parole semplici, cosa va sistemato: caratteri da incorporare, profilo colore mancante, script da togliere.
3. Di solito ti viene proposta PDF/A-2b. Per sceglierne un'altra, apri "Altri standard (PDF/A-1b, 2u, 3b, 3u)".
4. Avvia la conversione. Il risultato viene verificato rispetto alle regole della versione scelta, e il pulsante per scaricarlo compare solo se la verifica è superata. Se non la supera, non ricevi un file etichettato come PDF/A che non lo è: ti viene spiegato il motivo.

Una nota onesta: la versione PDF/A-1a non è tra quelle offerte. Se un portale accetta solo la 1a, ti serve un altro strumento.

Il documento resta uguale?

Sì, nell'aspetto. Quando servono solo piccoli interventi, come il profilo colore o la rimozione di uno script, le pagine non vengono toccate. Quando le pagine vanno ricostruite, per esempio per incorporare caratteri mancanti, il testo e l'aspetto vengono confrontati prima e dopo, e la schermata finale ti dice cosa è stato trovato.

I collegamenti e i segnalibri restano. I campi dei moduli restano compilabili se il file si può correggere senza ricostruirlo; altrimenti vengono appiattiti, cioè il testo inserito resta ma non si può più modificare. L'analisi iniziale ti dice quale dei due casi ti riguarda.

Se parti da Word o da una scansione

• Da Word: trasformalo prima in PDF con Word in PDF, poi convertilo. Questo tipo di file, creato direttamente da un programma e non da uno scanner, è quello che spesso viene chiamato "PDF nativo".
• Da una scansione: la conversione mantiene l'immagine così com'è e non aggiunge il riconoscimento del testo. Se il file deve essere ricercabile, passalo prima da OCR PDF e poi convertilo, magari in PDF/A-2u.
• Da un PDF protetto da password: toglila prima con Sblocca PDF, se sei autorizzato a farlo.

PDF/A e firma digitale

L'ordine conta. Se converti in PDF/A un file già firmato digitalmente, la firma non è più valida, perché il file è cambiato. Lo strumento in questo caso toglie la firma e mantiene il suo timbro visibile, così il nuovo file non mostra mai come valida una firma che non lo è più. La sequenza giusta è: prima PDF/A, poi firma digitale.

Perché la verifica può fallire

Se un file non diventa PDF/A, il motivo è quasi sempre uno di questi:

• caratteri mancanti che non si possono incorporare, per esempio perché il file è stato creato con un carattere non presente;
• password o protezione sul file: un PDF/A non può essere cifrato;
• file allegati dentro il PDF: le versioni 1 e 2 non li ammettono e li tolgono, quindi se servono scegli PDF/A-3b o 3u;
• elementi interattivi, come script nei moduli, che il PDF/A non permette.

La schermata dopo l'analisi elenca proprio questi punti, così sai in anticipo cosa cambierà nel file.

Dove si incontra il PDF/A

Lo chiedono spesso gli archivi e i sistemi di conservazione dei documenti, alcuni servizi telematici della pubblica amministrazione e molti uffici che devono tenere i file per anni. Le regole cambiano da servizio a servizio e possono essere aggiornate: la fonte giusta è sempre la pagina di istruzioni del servizio a cui invii il file, che di solito indica anche la versione accettata e il peso massimo.

Prima di inviare

Se il portale a cui devi inviare il file offre un proprio controllo dei formati, usalo: è il giudizio che conta per quell'invio. E tieni sempre una copia dell'originale.