Cómo tachar datos personales en un PDF (y que no se vean)

Te piden una nómina para alquilar un piso, una factura para una reclamación o la copia de un documento para un proceso de selección. Pero el documento lleva datos que el destinatario no necesita: tu número de cuenta, tu dirección, los datos de otra persona. Lo lógico es taparlos antes de enviarlo.

El problema es que la forma más habitual de hacerlo no funciona.

Por qué un recuadro negro no basta

Un PDF guarda el texto por un lado y lo que dibujas encima por otro. Si pones un rectángulo negro con un editor o con la herramienta de comentarios, o si subrayas en negro en Word antes de exportar a PDF, el texto sigue ahí, debajo. Basta con seleccionar la zona, copiar y pegar en otro sitio para leerlo. También aparece si alguien busca la palabra con Ctrl+F o si abre el archivo con otro programa que no muestra los comentarios.

Lo mismo pasa con los escaneos que tienen texto reconocido: aunque tapes la imagen, la capa de texto oculta puede seguir guardando el número que querías esconder.

Para que un dato desaparezca de verdad, hay que eliminarlo del archivo, no solo taparlo. A eso se le llama censurar o anonimizar un documento.

Qué datos conviene tachar

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) recoge en su artículo 5.1.c el principio de minimización: los datos personales que se tratan deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin. Aplicado a un documento que vas a enviar, la idea es sencilla: si el destinatario no necesita un dato, no se lo mandes.

Los datos que más a menudo sobran:

• Número de DNI o NIE, cuando no es necesario para el trámite.
• IBAN y números de tarjeta.
• Dirección postal, teléfono y correo electrónico.
• Firmas y fotos.
• Datos de terceras personas que aparecen en el documento: familiares, compañeros, otros clientes.
• Datos de salud o importes que no vienen al caso.

Si trabajas en una empresa o en un despacho y envías documentos de clientes, esto deja de ser un consejo y pasa a ser parte de tus obligaciones como responsable o encargado del tratamiento.

El caso de los cuatro dígitos del DNI

Habrás visto listas públicas de admitidos en oposiciones o becas en las que solo se ven unas pocas cifras del DNI. Viene de la disposición adicional séptima de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD): cuando una administración publica un acto administrativo con datos personales, identifica a la persona con su nombre y apellidos más cuatro cifras numéricas aleatorias de su DNI, NIE o pasaporte. Es una regla para las publicaciones de las administraciones, pero ilustra bien la idea: identificar a alguien sin exponer el número completo.

Cómo tachar datos en un PDF paso a paso

1. Abre Censurar PDF y elige tu documento.
2. Marca lo que tiene que desaparecer: selecciona el texto con el ratón, como si fueras a copiarlo; dibuja un recuadro sobre cualquier zona, como una firma, una foto o un sello; o busca una palabra o un número y marca todas las veces que aparece. Para un DNI, escribe el número tal como figura en el documento.
3. Usa las búsquedas ya preparadas si te sirven: encuentran correos electrónicos, teléfonos, números de tarjeta y de cuenta, IBAN, fechas y direcciones web en todas las páginas. Los resultados aparecen marcados; desmarca los que quieras conservar.
4. Revisa la lista de marcas. Hasta que apliques, puedes mover o ajustar cada recuadro, quitar marcas y deshacer con Ctrl+Z.
5. Si quieres, activa "Eliminar también la información oculta" para borrar las propiedades del documento (título, autor, palabras clave), los comentarios, los archivos adjuntos y otros elementos ocultos.
6. Aplica y descarga la copia censurada.

Lo que queda bajo cada marca se elimina del archivo: el texto, incluido el texto oculto de un escaneo con reconocimiento de texto, los píxeles de las imágenes, los enlaces, los comentarios y los valores de los campos de formulario. El recuadro solo indica dónde había algo. Puede ser negro, blanco o gris, y puede llevar una etiqueta como "CENSURADO". Antes de que puedas descargar el archivo, se comprueba de nuevo que no queda texto bajo ninguna marca.

Documentos escaneados

En una página escaneada, dibuja el recuadro sobre lo que quieras ocultar y los píxeles se sobrescriben en la propia imagen. El texto de las páginas escaneadas se reconoce al abrir el archivo, así que la búsqueda también encuentra palabras en ellas.

Comprueba el resultado antes de enviarlo

• Abre la copia censurada y busca con Ctrl+F el dato que querías ocultar. No debería aparecer.
• Selecciona la zona tachada, copia y pega en un bloc de notas. No debería salir nada.
• Después de aplicar, la pantalla de resultado te avisa si una palabra que buscaste sigue apareciendo en algún sitio, como otra página o las propiedades del documento.

Antes de empezar, ten en cuenta

• No tiene vuelta atrás. Lo que censuras no está en el archivo nuevo y nadie puede recuperarlo. Guarda tu original por si lo necesitas.
• Tu original no cambia. Siempre descargas una copia nueva.
• Tu archivo se procesa en nuestro servidor. Se guarda solo mientras trabajas, como máximo 30 minutos, y se elimina en cuanto eliges "Censurar otro archivo" o sales de la página.
• Si el documento tiene contraseña, quítala primero con Desbloquear PDF.
• Si sobran páginas enteras, es más rápido quitarlas con Eliminar páginas de un PDF.
• Si además quieres que solo lo abra el destinatario, añade una contraseña a la copia censurada con Proteger PDF y envíasela por otro canal.